「メール営業した相手から迷惑メールだと訴えられないのか…」と営業活動に不安を感じていませんか？オプトアウトやオプトインについて理解した上でメール営業することで、不安は払拭できます。
今回はオプトアウトとオプトインについて徹底解説します。この記事を読めば、相手から迷惑メールだと訴えられることなくメール営業が行えるようになるでしょう。
オプトアウトとオプトインの違い
オプトアウトとオプトインの違いはどちらに主導権があるかです。
オプトアウト（Opt Out）とは、企業側に主導権があり、ユーザーに拒否されない限りメールを配信できることをいいます。
その一方で、オプトイン（Opt In）はユーザー側に主導権があります。ユーザーが情報を受け取ることを承諾しない限り、企業はメールを配信することができません。
2008年以前はオプトアウト方式にてメルマガを配信することができました。しかし、ユーザーが希望していないメールを送りつけたり、架空請求メール問題が発生したりしたため、特定電子メール法にてオプトイン方式の採用が義務付けられました。
必ず知っておきたい「特定電子メール法」
まず、特定電子メールとは、商品やサービスを宣伝するためのメールを指します。商品・サービスのWebサイトへの誘導を目的としたメールも該当します。単なる事務連絡や挨拶のメールは該当しません。
そして、特定電子メール法（特電法）とは迷惑メールを規制して良好なインターネット環境を保つために、2002年に施行された法律です。
2008年に法改正が行われ、ユーザーが希望する情報のみが届くようにオプトイン方式の採用が義務付けられました。
オプトイン方式の採用が義務付けられたにも関わらず、オプトアウト方式でメールを配信してしまうと、1年以下の懲役または100万円以下の罰金（法人の場合は行為者を罰するほか、法人に対して3,000万円以下の罰金）に処せられます。
また総務省のWebサイト上で「株式会社〇〇〇に対する特定電子メール法違反に係る措置命令の実施」と報道されるため、企業にとっては信頼損失に繋がりかねない事態となります。そのため、オプトインの獲得方法を覚えておきましょう。
インターネット上で公開されているメールアドレス、すでに取引関係にある人や名刺交換した人のメールアドレスについてはオプトイン規制の例外になります。
▼詳しくはこちらの記事で解説しています
オプトインの獲得方法
オプトインの獲得方法は2通りあります。
(1) Webフォーム上で承諾を得る
Webサイトの会員登録フォーム欄などで、「ご登録いただいたメールアドレス宛に、当社の新製品や活用事例、キャンペーンに関するご案内のメールをお送りしてもよろしいですか？」と記載しておき、チェックボックスをチェックしてもらうことでオプトインを獲得していきます。
(2)個人情報の利用目的に含める
個人情報の利用許可を取得する際に「個人情報は、当社が扱う商品及びサービスの情報提供に利用します」という文をはっきりと記載しておき、チェックボックスなどを活用してオプトインを獲得していきます。
オプトインを取得するときの注意点
オプトインを取得する際には
(1)ユーザーに宣伝広告メールが送信されてくることを理解してもらい
(2)同意してもらうこと
が大切です。
この条件を満たさないと迷惑メールだとクレームが発生してしまいかねません。トラブルを起こさないためにも、オプトインを取得するときの注意点を押さえておきましょう。
フォントサイズや色でわかりやすくする
宣伝目的のメール配信の許可を取得する一文はフォントサイズや色を変えるなど目立たせて、ユーザーが認識できるようにしましょう。
極めて小さい文字または目立たない色で、ユーザーが文章を認識できなければ同意が取れているとは言えません。不必要なメールが送られてきたとクレームに発展してしまうため、フォントサイズや色を変えて目立たせておきましょう。
メール送信者について周知する
第三者からメール送信したい場合は、その旨を周知した上で同意を得なければなりません。
例えば、グループ会社で個人情報を使用したい場合は「どこから、どのような宣伝広告メールが届くのか？」ということをわかりやすく明記しておきましょう。
これらを明記しておかなければ、知らない企業からメールが送られてきたと勘違いされてしまう恐れがあるため注意してください。
ダブルオプトインを実施する
他人のメールアドレスを無断で用いる「なりすまし」によるトラブルを防ぎたい場合は、ダブルオプトインを実施しましょう。
ダブルオプトインとは、会員登録の申し込みをした段階を仮登録状態とし、メールアドレスに記載した会員登録用URLにアクセスしてもらうことで正式な会員状態とする方法です。
自分以外の第三者がメールアドレスで登録して、会員登録メールが届いても破棄すればよいだけなので誤登録やいたずらを防げます。
デフォルトオフにする
Webフォーム上で承諾を得る際には、デフォルトオフにしておきます。メール配信希望欄のチェックをデフォルトオフにしておくことで、ユーザーが誤って同意しないようにすることができます。
総務省「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」では、デフォルトオフが推奨されています。そのため、トラブルを防ぐためにもメール配信希望欄のチェックはデフォルトオフにしておきましょう。
オプトイン情報を保管する
オプトインを取得した際は、ユーザーが同意したことを証明できるように、オプトイン情報に関するデータを保管しておかなければなりません。データ保存期間は配信停止日から1ヵ月と決められています。（※特定電子メール法による改善命令を受けている場合の保管義務は1年間です。）
まとめ
以前はオプトアウト方式にてメルマガを配信することができました。
しかし、ユーザーが希望していないメールを送りつけたり、架空請求メール問題が発生したりしたため、特定電子メール法にてオプトイン方式の採用が義務付けられました。
オプトアウト方式でメールを配信してしまうと罰金刑に処せられます。この記事では、オプトインの獲得方法をご紹介したため、メール営業に許可を得る際にお役立てください。
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