BtoB企業にとって、企業メールリストはとても重要なツールです。新規顧客開拓においては、一度に多くの企業にアプローチできることが大きなメリットです。
しかし、企業メールリストを集めるのは簡単ではありません……。
そこで本記事では、効率的な企業メールリストの収集方法と、違法にならないための「特定電子メール法」のポイントを解説します。
企業のメールアドレスの集め方
営業リストが0の状態で新規顧客開拓をしようというとき、まずはメールアドレスなどの連絡先を集めてリスト化する必要があります。
いかにメールアドレスを集めるか、効率的に営業リストを作るかということは、ほとんどのBtoB企業が悩む課題です。
企業のメールアドレスを集めて営業リストを作成し、アプローチをすることで商談や成約に繋げることができます。メールアドレス収集はそのプロセスの第一歩になります。
そのため、メールアドレスの集め方はとても重要です。ここでは企業のメールアドレスの効率的な収集方法をご紹介します。
方法１：名刺データ
日々の営業活動や展示会出展、セミナー開催などで獲得した名刺をリスト化すれば、メール営業リストが作れます。営業NGかどうかのチェックがしやすいのがメリットですが、名刺をデータ化する際に多少の手間が発生します。
名刺のスキャンができるOCR機能付きの名刺管理ツールを使うと、リスト化や情報共有が効率化できます。
▼おすすめの名刺管理アプリについては以下の記事で詳しく紹介しています
方法２：営業リスト作成ツール
大量のメール営業リストが必要という場合、営業リスト作成ツールを使用する方法があります。
無料で使えるサービスもありますが、より詳細な絞り込みや条件指定をする場合は有料になる場合が多いです。営業リストを購入する際の費用相場は1件あたり5円～50円ほどと幅広いため、オプション機能の要・不要などを検討してみましょう。
▼おすすめの営業リスト作成ツールについては以下の記事で詳しく紹介しています
方法３：Webマーケティング
近年ではWebマーケティングで営業リストを獲得する企業が増えています。
具体的には、検索連動型のリスティング広告やSNS広告を出向し、ランディングページ（LP）へ誘導して資料請求や会員登録を経てメールアドレスを獲得します。
ただし、特定電子メール法（特電法）により、同意のない広告宣伝メールの送信は禁止されています。詳しくは後述しますが、「オプトイン規制」に注意する必要があります。
▼Webマーケティングについて詳しくはこちらの記事をご覧ください
方法４：Webスクレイピング
Webサイトなどに公開されているメールアドレスを自動で収集して、リスト化する方法もあります。
プログラミングの知識があればクローラー（Webサイトを巡回してメールアドレスなどを抽出するボット）を作ることもできますが、専門知識がない場合はOctoparseなどのWebスクレイピンツールを使う方法もあります。
とても便利で効率的な方法ですが、Webサイトに「スクレイピング禁止」などの文言が記載されている場合は、利用規約違反となってしまいます。また、メールアドレスを公開していても「営業不可」の文言があれば営業メールを送信することはできません。
営業メールを送る前に知っておきたい「特定電子メール法」
メール営業をするなら必ず知っておきたい法律が「特定電子メールの送信の適正化などに関する法律」、通称「特定電子メール法」「特電法」です。必ず知っておきたい特定電子メール法の基礎について、わかりやすく解説します。
特定電子メール法とは？
特定電子メール法とは、正式名称を「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」といいます。
この法律は、短時間のうちに無差別かつ大量に送信される広告や宣伝メール、送信者情報を偽ったなりすましメールなどいわゆる「迷惑メール」を規制し、良好なインターネット環境を維持する目的で2002年に施行されました。
その後は2008年の改正によって、罰則が強化され、オプトイン方式（同意を得たうえで送信する）に関する規制も追加されています。
特定電子メール法の対象範囲
特定電子メール法の対象範囲については、特定電子メール法第二条にて定義されています。
第二条 この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる
引用：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（平成十四年法律第二十六号）
二 特定電子メール 電子メールの送信（国内にある電気通信設備（電気通信事業法第二条第二号に規定する電気通信設備をいう。以下同じ。）からの送信又は国内にある電気通信設備への送信に限る。以下同じ。）をする者（営利を目的とする団体及び営業を営む場合における個人に限る。以下「送信者」という。）が自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信をする電子メールをいう。
少しわかりにくいですが、「特定電子メール」とは、営利を目的とする団体、または営業を営む個人が広告・宣伝を行うために送信する電子メールを指します。
つまり、企業や個人（自営業者・個人事業主）が広告・宣伝のために送信するメール、広告・宣伝を目的としたWebサイトへ誘導するメールのすべてが特定電子メール法の規制対象になります。事務連絡や季節のあいさつのみのメールであれば対象外となります。
特定電子メール法違反の罰則
特定電子メール法に違反した場合、総務大臣や消費者庁長官から改善命令の行政処分が出されることがあります。
この改善命令に従わなかった場合、1年以下の懲役または100万円以下の罰金、法人の場合は3,000万円以下の罰金が科せられます。何よりも法令に違反したということで、企業のイメージダウンに繋がります。
特定電子メール法で必ず注意したいこと
特定電子メール法違反にならないために、メール営業やメルマガ配信をする際は注意が必要です。ここでは広告・宣伝メールを送信する際に注意したいことを3つ解説します。
１．オプトイン方式でメール受信の合意を得る
「オプトイン」とは、事前にメール受信の合意を得たうえで、広告や宣伝を含むメールを送信することを指します。
特定電子メール法では、このオプトインを義務付けているため、無断でメールを送信した場合には特定電子メール法違反となります。そのため、オプトイン規制とも呼ばれています。
第三条 送信者は、次に掲げる者以外の者に対し、特定電子メールの送信をしてはならない。
引用：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（平成十四年法律第二十六号）
一 あらかじめ、特定電子メールの送信をするように求める旨又は送信をすることに同意する旨を送信者又は送信委託者（電子メールの送信を委託した者（営利を目的とする団体及び営業を営む場合における個人に限る。）をいう。以下同じ。）に対し通知した者
二 前号に掲げるもののほか、総務省令・内閣府令で定めるところにより自己の電子メールアドレスを送信者又は送信委託者に対し通知した者
三 前二号に掲げるもののほか、当該特定電子メールを手段とする広告又は宣伝に係る営業を営む者と取引関係にある者
四 前三号に掲げるもののほか、総務省令・内閣府令で定めるところにより自己の電子メールアドレスを公表している団体又は個人（個人にあっては、営業を営む者に限る。）
会員登録フォームや商品購入ページに「メルマガを希望する」といったチェックボックスをつけて、自由に選択できるようにしておく方法が一般的です。ただし、デフォルトでオフにしておくことが推奨されています。
【オプトイン規制の例外】
インターネット上で公開されているメールアドレス、取引関係にある人や名刺交換した人のメールアドレスについてはオプトイン規制の例外になります。オプトインで同意を取っていなくても、特定電子メールを送ることができます。
つまり、インターネット上をクロールして作成した営業リストについても、インターネット上で公開されているメールアドレスになるため、オプトイン規制の例外と解釈されています。
２．配信停止のためのオプトアウトを設置する
「オプトアウト」とは、メールの受信者がメールの配信停止を依頼する仕組みのことを指します。
特定電子メール法では、広告・宣伝を含むメールを送信する際、メールのオプトアウトを設置することを義務付けています。さらに、受信者からオプトアウトの通知があった場合には、メールの送信をしてはいけません。
第三条
引用：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（平成十四年法律第二十六号）
３ 送信者は、第一項各号に掲げる者から総務省令・内閣府令で定めるところにより特定電子メールの送信をしないように求める旨（一定の事項に係る特定電子メールの送信をしないように求める場合にあっては、その旨）の通知を受けたとき（送信委託者がその通知を受けたときを含む。）は、その通知に示された意思に反して、特定電子メールの送信をしてはならない。ただし、電子メールの受信をする者の意思に基づき広告又は宣伝以外の行為を主たる目的として送信される電子メールにおいて広告又は宣伝が付随的に行われる場合その他のこれに類する場合として総務省令・内閣府令で定める場合は、この限りでない。
必ず、本文中にオプトアウトの方法を明記するようにしましょう。
３．送信元情報の表示義務を遵守する
特定電子メールを送信する場合、送信元情報の表示義務があります。
第四条 送信者は、特定電子メールの送信に当たっては、総務省令・内閣府令で定めるところにより、その受信をする者が使用する通信端末機器の映像面に次に掲げる事項（前条第三項ただし書の総務省令・内閣府令で定める場合においては、第二号に掲げる事項を除く。）が正しく表示されるようにしなければならない。
引用：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（平成十四年法律第二十六号）
一 当該送信者（当該電子メールの送信につき送信委託者がいる場合は、当該送信者又は当該送信委託者のうち当該送信に責任を有する者）の氏名又は名称
二 前条第三項本文の通知を受けるための電子メールアドレス又は電気通信設備を識別するための文字、番号、記号その他の符号であって総務省令・内閣府令で定めるもの
三 その他総務省令・内閣府令で定める事項
これまたわかりにくいですが、特定電子メールには以下の情報を明記しなければなりません。
- 送信者の氏名もしくは名称
- 受信解除ができる説明
- オプトアウトの方法
- 送信者の住所
- 苦情や問い合わせなどを受け付ける電話番号・メールアドレス・URL
メールの署名でOKなので以下のように記載するようにしましょう。
| 【発行】 株式会社○○ https://www.aaaa.jp このメールは弊社のサービスに会員登録をしていただいている方、 名刺交換などの交流のあった方のみにお送りしております。 配信をご希望でない場合は以下よりお手続きをお願いします。 配信停止 【お問い合わせ】 〒123-4567 東京都新宿区○○○○1－2－3 info@aaaaa.aaa |
まとめ
新規開拓営業をしようというとき、営業リストの枯渇に悩むケースは少なくありません。
この記事で紹介したように、営業リスト、特に企業のメールアドレスを集める方法は様々あります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、より良い方法を見つけて実践してみましょう。
ただし、特定電子メール保存法（特電法）には注意が必要です。
- オプトイン規制により同意なしにメールを送ることはできない
- Webサイトなどでメールアドレスを公表している場合はオプトイン規制対象外
- 宣伝・広告の内容を含まない場合もオプトイン規制対象外
上記のポイントを押さえておきましょう。さらに、実際にメールを送信するときには「オプトアウト（配信停止）の方法を明記すること」「送信元情報を表示すること」も必須です。
営業リスト作成に時間をかけられないというときは「営業リスト作成ツール」、予算をかけられないというときは「Webスクレイピング」がおすすめの方法です。特定電子メール保存法（特電法）の規制を守り、メール営業リスト作成の効率化に挑戦してみましょう。
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