「日報」の作成や管理にMicrosoft社のExcel（エクセル）を使いたいと考える方は多いです。
エクセル日報の導入を検討する場合には、そもそも日報にはどのような役割があり、書き続けることで企業にどういったメリットが生じるのかを知っておく必要があります。また、見やすいこと、管理しやすいことも考慮しなくてはなりません。
まずは、日報の持つ役割とメリットを確認しましょう。
日報の役割とは？
日報は、業務のスムーズな伝達や情報共有に役立ちます。日報を作成して上司やチームにその日に実施した業務内容を報告することで、進捗状況やコール数・アポ数などの KPI の数値を簡単に共有することができます。
また、 エスカレーション するまでもない悩みや気づきを気軽に共有することができます。特に新人の場合、日報を書くことで上司から業務に対する指示をもらえたり、改善策を提案してもらえたりすることにつながります。
また、業務内容の振り返りもできるので、個人の成長にも貢献するでしょう。
日報を書くメリット
日報を書くことには、チーム内のコミュニケーションを円滑にする、業務に役立つノウハウを蓄積するなど、さまざまなメリットがあります。
日報を書き、メンバーの日報を読む習慣ができれば、自然に仲間のことを考える時間ができます。そのため、お互いの仕事をサポートするきっかけになり、コミュニケーションの活性化を促すでしょう。
また、日報に書かれた業務内容や結果は、仕事のノウハウとしてその後に役立つこともあります。日報を書き続けることでノウハウがどんどん蓄積されていくため、継続すると業務の効率化や改善のヒントをつかめるでしょう。
さらに、日報の作成は業務の管理者がプロジェクトの全体像を把握することにも役立ちます。リアルな進行状況を把握できるので、適切なタスクの設定や社員ごとの仕事量を調整しやすくなるのもメリットです。
エクセルで日報を作るメリット
日報の作成にあたり、エクセルがおすすめされる理由は以下のようなメリットがあるからではないでしょうか。
- エクセルソフトがあれば簡単に始められる
- 普段からエクセルを使っている場合、社員が使用方法に慣れている
- テンプレートをいちど作成すれば、社員全員が簡単に共有できる
- フォーマットを決めれば数値の集計が簡単
エクセルはすでに多くの企業で導入されているケースが多く、使い慣れているツールです。エクセルで日報を作ることで、使い方や操作方法を別途覚える必要がありません。
かんたんな表を作って数値・文章を入れるだけでも日報として機能するので、日報作成方法として気軽に導入できるでしょう。
エクセルを使った見やすい日報の作り方
エクセルを使うことで、日報の作成はより簡易なものになります。エクセルで日報を作る方法は意外に簡単で、すぐに実践することが可能です。
ただし、誰にとっても見やすく、管理しやすいことが前提条件になります。ここからは、エクセルで見やすい日報を作る方法を解説します。
日報の項目を決める
日報をエクセルで作る際には、まず日報の項目を決めるのがポイントです。
日報作成においては、 PDCA サイクルやYWT（やったこと・わかったこと・つぎやること）を特に意識した項目を作ります。
たとえば「今日の業務内容」「明日以降の予定」「特記事項」「反省・感想」などの項目を作成して、必要な情報をスムーズに書き起こせるように設定します。
エクセル日報の基本項目
- 業務内容
- 進捗状況・目標達成率
- 改善点・気づいたこと
- 明日以降の予定
このほかに所感や作業時間、Good＆Newなど、業種や職種ごとに必要な項目を追加します。項目は必要に応じてカスタマイズできるので、いくつかのフォーマットを作成して試してみることもおすすめです。
日報のテンプレートを作成する
エクセルの機能を活用することで、日報をより見やすく便利な形式に調整できます。
たとえば、項目のフォントの種類やサイズを調整したり、便利な関数を活用したりすることで、日報のクオリティを高められるでしょう。それだけでなく、フォーマットを統一することで見やすくなることはもちろん、集計もしやすくなります。
目標に対する達成状況や工数管理なども、簡単な関数を使うことで自動化できます。
エクセル日報のテンプレートをダウンロードする
見やすい日報のフォーマットをイチから作る必要はありません。OfficeテンプレートやWebから検索し、使いやすそうなテンプレートをダウンロードして、カスタマイズして使用するのがおすすめです。
例えばOfiiceテンプレートの「週間報告書」はカスタマイズすると、テレアポやインサイドセールスの日報に活用できそうです。
例えば、タブ名を個人名にして、集計に必要な項目を追加していきます。ここでは以下の項目を追加し、日報として報告できるようにカスタマイズしてみました。
- コール数
- 通話数
- 通話比率
- 資料送付数
- 資料送付目標数
- 目標達成率
- 改善点
- 明日の予定
資料送付目標数はあらかじめ1on1や面談などでデイリーの目標値を決めておきましょう。コール数、通話数、資料送付数は半角英数字のみを入力します。通話比率と目標達成率は自動で算出できるように、数式を入れてみました。
１名につき１タブを割り当て、１週間もしくは１ヶ月で１ファイルにするとわかりやすいかと思います。必要であれば全員分の数値を集計できるように、別に集計シートを作っておくと便利です。
エクセルで作る日報の問題点とデメリット
エクセルは簡単に日報を作成できる一方で、いくつかの問題点も抱えています。
たとえば、エクセルで作った日報は基本的にメールやチャットツールで送付するため、管理側がその度にファイルをダウンロードして開かなければなりません。確認後の管理もエクセルファイルのままの場合は、内容を後から検索することが難しいというデメリットもあります。
このように、わざわざ時間を割いて書いた日報の情報が、データとしてスムーズに活用できないのが課題として挙げられます。「ただ日報を書いて一度確認するだけ」に形骸化しやすい点は、エクセルで日報を作る際の問題になるでしょう。
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クラウド日報の導入がおすすめ
クラウド日報とは、オンライン上で日報を作成することでメンバーと簡単に共有ができるデジタルツールのことです。生産性向上、情報の一元管理といった観点からもDX化は検討すべきです。
DXについて詳しくは、以下にまとめています。
DX／デジタルトランスフォーメーション とは？
DXとはDigital Transformationの略で「ディーエックス」「デジタルトランスフォーメーション」と読みます。
エリック・ストルターマン教授によって提唱されたもので、その概念は、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変革させる」と定義されています。
DXがもたらすのは、単なるIT化ではなく、デジタル技術による変革を意味します。
これをビジネスや企業に当てはめると、「デジタル技術とデジタル・ビジネスモデルを用いて組織を変革させ、業績を改善すること」となります。
例えば、従来なかった製品やサービスの開発や、業務そのものを見直し、働き方に変革をもたらすことです。
近年では、市場における競争力の強化や消費者ニーズの変化に対応するため、DXに強く取り組むべきだという意識が高まっています。
◆関連用語
日報とは、その日の業務内容を上司・管理者に報告するために作成し、情報共有や進捗確認に使うものです。エクセル日報ではなく、クラウド日報を活用することで、社内全体への共有や可視化などが容易となります。結果的に現場で起きている問題の早期発見や、従業員同士の簡易的なコミュニケーションの場を作るメリットが生まれます。
日報は単なる報告やタスクではなく、積極的に活用すべきデータだと考えられます。そこでスムーズに作成ができる、便利なクラウド日報ツールがおすすめです。
おすすめのクラウド日報ツール
クラウド日報にはたくさんの種類がありますが、選び方で特に重要となるのは、「使いやすさ」「業務ツールとの連携」「セキュリティ」の3つが挙げられます。
特に業務ツールと連携できるかどうかは重要です。日報と工数管理ツールやタスク管理ツールが連携している、SFAと連携しているなど、自動で数値入力ができる仕様であれば日報作成に手間がかかりません。業務効率化やDXといった側面でもメリットが大きいでしょう。
おすすめ日報ツール・アプリ6選
ここではおすすめのクラウド日報ツールをご紹介します。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料お試し | |
| gamba! | お見積り | お見積り | 15日間 |
| nanoty | 0円 | 9,500円（～20人） | 15日間 |
| BeWorks | 0円 | （基本料金5,000円） 1,000円（1人） | なし |
| 日報くん | 0円 | 2,500円（～60人） | 1ヶ月間 |
| 未来日報 | 0円 | 6,000円（～20人） | 30日間 |
| ワンズ営業日報 | お見積り | 3,600円（1人） | なし |
まとめ
エクセルを使って日報作成を行うことで、日報業務を簡略化できます。しかし、それでもエクセルによる日報作成には問題点が多く、業務効率化における課題のひとつとなるでしょう。
クラウド日報にはエクセルには備わっていない機能が集約されているので、日報作成の効率化を実現します。業務の合理化が進められることはもちろん、今後スタンダードな業務形態にもなり得るリモートワークにもマッチするので、クラウド日報を導入することで多様な働き方をサポートできるでしょう。
この機会にクラウド日報の特長を確認し、導入を検討してみましょう。
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