ラップアップは、会議や商談をまとめて次のアクションを促すのに有効なテクニックです。
「会議をもっと有意義なものにしたい」
「アイデア出しで論点が複雑になりすぎて困っている」
「プレゼンをもっと円滑にしたい」
このような方には、ラップアップは心強い味方になるでしょう。本記事ではラップアップの概要や目的、成功するためのコツをわかりやすく解説します。
ラップアップとは？
ラップアップ（Wrap Up）とは、「包む」「完成させる」「仕上げる」という意味を持つ言葉です。
ビジネス用語の場合は、会議や商談などの内容をまとめることを意味します。ただし「何を」「誰が」「いつまでに」など、会議の決定事項や次のアクションを確認するのが特徴です。
次のアクションの整理や、改善点がないかを振り返れるため、会議をより有意義なものにできるクロージング方法といえます。
ラップアップと議事録の違い
ラップアップは簡単にいえば、会議内容をまとめることですが、議事録とは目的が違います。議事録の目的は書面に書き出し、情報の共有や保管です。しかし、ラップアップは会議内容を要約することで、参加者の認識を共有し次のアクションにつなげるのが目的です。
ラップアップミーティングとラップアップは別の意味
ラップアップミーティングは、会議のテーマについて最終的にまとめるミーティングを指します。具体的には最終確認会議や統括討議のことです。クロージング手法のラップアップと、ラップアップミーティングを混同しないように注意しましょう。
ラップアップの4つの目的
会議の終わりにラップアップをするのは、以下の4つの目的があるためです。
- 議論の要点をまとめる
- アイデア出しにつなげる
- 次のアクションを促す
- 参加者に情報を共有する
ラップアップを効果的に実施するには、目的について理解を深めておくことが重要です。
議論の要点をまとめる
会議ではさまざまな意見が飛び交うことも珍しくありません。しかし、意見が多いと論点が複雑化しやすくなります。そこで、ラップアップで議論の要点をまとめて、課題解決の糸口を見つけたり、議論すべき論点を明確化させたりします。
代表的な手法は以下のとおりです。
| ・議論の要点をホワイトボードに書き出して、議論や課題を可視化する ・参加者の発言をメモし、要約して参加者に伝える |
このようにすることで会議を収束できるため、ラップアップはクロージングに向いているのです。
アイデア出しにつなげる
ラップアップは、より良いアイデア出しにつながります。例えば、アイデア出しの会議といえば、参加者に自由にアイデアを出してもらうブレインストーミングがよく知られています。
しかし、参加者の自由な発想から出る意見は情報が散乱しやすくなります。そのため、ブレインストーミングでは、ラップアップで情報をまとめることが重要です。
次のアクションを促す
ラップアップは会議の決定事項をまとめて、参加者に共有します。その際に次のアクションを促すことで、会議をより有意義なものにします。例えば、「何を」「いつ」「誰が」を具体的に指示することで、次のアクションに取り組みやすくなるでしょう。
とくに複数部門で1つのプロジェクトを行う場合は、足並みをそろえる意味でも重要な役割を果たします。
参加者に情報を共有する
参加者が会議での認識の不一致をなくすには、ラップアップによる情報の共有が大切です。
例えば、決定事項を思い違いしたまま次のアクションに進んでしまっては、意図したような結果につながらないでしょう。情報を共有できているかを確認するためには、参加者に質問するなどが有効です。
ラップアップの3つのステップ
ラップアップのステップは、会議前・会議中・会議後の3つです。それぞれのステップですべき内容について解説します。
ステップ1 会議前
会議前はラップアップを行うための準備をします。
例えば会議が行われる目的や、どこをゴールにしているかなどを把握しておくことで、会議の内容に沿った要点をまとめられるでしょう。
また会議のテーマで使われる言葉のなかで、意味が不明なものを調べておくことも重要です。さらに、会議参加者の氏名と役職をメモするなどしておけば、氏名や役職を間違えるといったうっかりミスをなくすこともできます。
このような事前準備をしておくことで、会議中に慌てずに済むため、ラップアップの成功につながります。
ステップ2 会議中
会議中は、参加者の話を漏れなくメモします。会話内容が抜けてしまうと、正確にまとめるのが困難なためです。
ただし、会話のスピードの速さにメモが追い付かないことも考えられます。そこで、以下の方法を用いて素早くメモする方法を身につけましょう。
| ・自分がわかる範囲で文章を省略する ・パソコンの予測変換機能を使用する ・文字起こしツールを利用する |
また会話内容は、「発言者」「課題」「解決方法」「決定事項」などで整理することで、ラップアップしやすくなります。
ステップ3 会議後
ラップアップは会議のクロージングとして実施しますが、会議後の参加者へのフォローも重要です。例えば、会議終了後に会議の決定事項や次のアクションについてまとめた内容をメールで送信しましょう。参加者がメールを見ることで、いつでも会議内容を振り返れるためです。
ラップアップのコツ
「要約する」「次のアクションを割り振る」「参加者に質問をする」、これら以外にもラップアップには3つのコツがあります。
| ・途中でラップアップをする ・文字起こしツールを活用する ・ラップアップ用のテンプレートを準備する |
有意義な会議にするために、これらのコツについても押さえておきましょう。
途中でラップアップをする
ラップアップは必ずしも会議や商談の最後にするというわけではありません。中盤で一度ラップアップをして区切ることで、終盤での会議の論点を明確にすることもできます。論点が複雑化している場合は、途中でラップアップすることも検討しましょう。
文字起こしツールを活用する
ラップアップは会話の内容を正確にメモできるかが重要なポイントです。そのためには文字起こしツールの活用をおすすめします。ただし文字起こしツールを選ぶ際は、精度の高いツールを選択しましょう。精度が低いとかえってラップアップの妨げになるためです。
ラップアップ用のテンプレートを準備する
会議の会話内容は、「課題」「解決方法」「決定事項」などに整理されているとラップアップしやすくなります。それらの項目のあるテンプレートを準備しておくことで、円滑にまとめられます。
また、メールなどで共有しやすくなるので、あらかじめテンプレートを作っておいたほうが効率的です。
ラップアップは商談にも役立つテクニック
ラップアップは会議を有意義にするために用いられる会議のクロージング手法です。ポイントは会議の内容をまとめ、参加者の認識を共有したうえで、次のアクションを振り分けることです。
またラップアップは、会議だけではなく商談にも活用できます。
課題・論点の明確化や、商談内容を整理するのに有効なためです。この機会に会議や商談のテクニックのひとつとして、ラップアップを取り入れてみてはいかがでしょうか。
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