営業にとって、顧客とのアポイント取得は非常に重要なプロセスです。
しかし、日程調整のやり取りは、往復のメールや電話でのやり取りが煩雑になりがちで、双方にとって時間の無駄が発生してしまうことも少なくありません。
そこで活躍しているのが、日程調整を効率化する「日程調整ツール」です。無料でも使えて便利なツールとはいえ、使い方を間違えると顧客に失礼な印象を与え、場合によってはクレームに繋がる可能性も……。
この記事では、営業マンが日程調整ツールを安心して使えるよう、クレームを避けるためのマナーについて解説します。
日程調整ツールって何？
日程調整ツールとは、顧客とのアポイント取得をスムーズに行うために開発されたツールです。
| 1.空いている日程を抽出したカレンダーURLを送付する 2.相手がカレンダーを見て都合の良い日時を選択する 3.日程調整が完了する |
上記のように、日程調整のやりとりが1往復でスムーズに完結できることが大きなメリットです。
複数の候補日時を一度に提示できるため、メールや電話でのやり取りに比べると大幅に時間を短縮できます。調整履歴や参加者情報も記録できるのも便利です。
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日程調整ツールは失礼？嫌がられる？
日程調整ツールは、メールでURLを送信して、相手の都合の良い日時を選んでもらうというものです。
便利なのは確かなのですが、なかには「失礼だ」と思う方もいるでしょう。日程調整ツールのURLをメールで送ったらクレームになったというケースもあったそうです。
実際のところはどうなのか、ビジネスの日程調整ツール「TimeRex」と「調整さんビジネス」を展開するミクステンド株式会社が行った意識調査から考えてみます。
92.6％の人が「失礼ではない」と回答
出展：ミクステンド株式会社プレスリリース「日程調整ツールのURL送付 9割強「失礼に感じない」」
「ビジネスの日程調整で、日程調整ツールのURLが送られてくることは失礼だと思いますか？」という質問に対しては、92.6％の人が「失礼ではない」と回答しています。
ほとんどが「失礼ではない」と感じる一方で、7.4%が「失礼」と感じる理由が気になります。
失礼だと感じる理由は「承諾前なのに、会うことを前提としているから」「雑に感じるから」
出展：ミクステンド株式会社プレスリリース「日程調整ツールのURL送付 9割強「失礼に感じない」」
「失礼」だと感じる理由として最も多かったのは「承諾前なのに、会うことを前提とした姿勢であると感じるから」が56.5％だったそうです。
次いで、「雑なコミュニケーションであると感じるから」「URLを開き、日程候補を選ぶ負担を押しつけられているように感じるから」「上下関係を感じるから」という理由が多いようです。
日程調整ツールのURLを送る際に気をつけたいこと
日程調整ツールは便利ですが、使い方を間違えると顧客に失礼な印象を与え、クレームに繋がる可能性があります。以下に、気をつけたいポイントをまとめました。
初回のコミュニケーションでの使用は控える
初回のコミュニケーションでいきなり日程調整ツールを送るのは、失礼だと受け取られる可能性があります。
例えば、「面識のない相手に送った営業メールに日程調整ツールのURLを記載する」のはNGです。「お時間もらえませんか」とアポイントのお願いをされているのに、こちらの都合に合わせろと上から目線で言われていると感じさせてしまうケースもあるからです。
調査結果にもあるように、「承諾前なのに、会うことを前提としているから失礼だと感じる」がこのケースになります。
日程調整ツールを使う意図を伝える
初めての相手にいきなり日程調整ツールのURLを送るのではなく、アポを獲得してから日程調整ツールのURLを送るようにしましょう。
【例】
| 営業担当：詳しくご説明したいので、お時間をいただけないでしょうか？ 相手：よろしくお願いします 営業担当：ご都合の良い日時はありますか？ 相手：うーん、ちょっと今わからないな 営業担当：こちらから候補日をいくつかお出しすることもできます。日程調整ツールが使えるURLをメールでお送りするので、ご都合の合う日をご指定ください。 |
日程調整ツールの使いやすさを確認する
操作が複雑なツールは、顧客にとって使いづらいだけでなく、不信感を抱かせる可能性もあります。顧客が初めてツールを利用する場合は、使い方を説明するようにしましょう。
緊急性の低い要件に利用する
緊急性の高い要件では、日程調整ツールよりも電話やメールで直接連絡を取った方が良いでしょう。
まとめ
日程調整ツールは、営業職にとって非常に便利なツールですが、使い方を間違えると失礼な印象を与え、クレームに繋がる可能性があります。
日程調整ツールを効果的に活用するには、顧客との信頼関係を築くことが重要です。良好なビジネス関係を維持するためにも、適切な使い方とマナーを理解しておきましょう。
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