SFAは営業業務の効率化に欠かせないツールです。近年ではインサイドセールスが注目されたこともあり、SFAを導入する企業が増えています。
しかし、具体的にSFAで何ができるのか、その機能や導入するメリットやデメリットがよくわからないというマーケティング担当者や経営者の方も多いことでしょう。
そこで今回は、SFAの使い方や活用方法、SFAツールの選び方などを詳しく解説していきます。SFAと混同されやすいCRMとの違いについても紹介しますので、SFAについて詳しく知りたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
SFAとは「営業支援ツール」のこと
SFAとは「Sales Force Automation」の略で、セールスフォース（営業組織）に対して営業支援をすることで、効率的に売り上げに結び付けるための仕組み、もしくはツールを意味します。一般的には営業支援のための機能を備えたツールのことを「SFA（エスエフエー）」もしくは「営業支援ツール」といいます。
SFAが必要な理由
SFAが必要とされている理由は以下の通りです。
- 営業効率のアップ
- 脱属人化
- マネジメント強化
単なる営業リストの管理をするツールではなく、業務効率をアップさせることで売上アップを狙うというものです。営業組織が抱える問題とともに、SFAの必要性を考えてみましょう。
１．営業効率のアップ
従来の営業方法は担当者ごとに進捗状況が異なっていたため、営業部全体としては商談が進めにくいという非効率的な状況が慢性化していました。
SFAを導入することで、顧客情報を一元管理することができます。また、顧客情報をリアルタイムで更新することで、すばやいアプローチ、的確なアクションを起こすことができます。
２．脱属人化
営業組織において特に大きな問題となっていたのは「営業活動の属人化」です。各営業担当者が各々のスキルや経験に基づいて営業活動を行う従来の方法では、担当者による力量に差が出るだけではなく、質の高い営業ノウハウを企業の資産として蓄積できませんでした。
しかし、SFAを導入すれば、商談や顧客の情報共有と一元管理によって、営業活動の標準化が実現します。新人営業担当者もベテランと同じような活動を行えるようになるため、新人教育にかかるコスト削減にもつながります。
３．マネジメント強化
SFAはマネジメントツールとしても役に立ちます。営業メンバーの活動内容と進捗をリアルタイムで知ることができるので、集計の手間なく状況を把握することができます。また、課題を抱えるメンバーに対して、的確なタイミングでアドバイスを行うこともできます。
SFAの機能、SFAでできることとは？
SFAには、主に次のような機能が搭載されています。
- 案件管理機能
- 活動管理機能
- 顧客管理機能
- 商談管理機能
- 売上予測・予実管理機能
それぞれ詳しく見ていきましょう。
案件管理機能
各営業担当者の案件進捗状況を管理する機能です。各案件の状況をリアルタイムで確認・共有できれば、営業部内でのコミュニケーションも円滑になり、モチベーションのアップにもつながるでしょう。営業担当者が交代する場合の引継ぎもスムーズです。
活動管理機能
テレアポ数や訪問件数、成約率、受注率など、営業活動に関する情報を一括管理する機能です。営業部全体の目標を達成するためにはKPI（重要業績評価指標）の設定が欠かせませんが、成約率や受注率などはKPIにも最適なため、全体的な目標達成の指標としても活用されます。
また、各営業担当者の活動状況をマネージャーが数値で把握できれば、担当者ごとの課題や長所に応じた業務を与えられるようになり、営業活動の効率化が実現します。
顧客管理機能
営業部門全体で顧客情報を共有・管理できる機能です。管理されている情報にスマホからアクセスできるSFAもあるため、顧客を訪問する直前でも正確な情報を確認できるというメリットがあります。
また、顧客管理機能内に「営業リスト作成機能」という、「アプローチすべき顧客を抽出して営業リストを作成できる機能」が付いているものもあり、活用することで顧客管理の効率化を図れます。
このように、顧客情報を正しく入力・管理すれば、次の営業へのアクションを確実にサポートしてくれる心強い機能がSFAに備わっているのです。近年では名刺をスキャンするだけで自動的に顧客情報を登録できるSFAも多いため、情報入力が煩わしいという問題は解消されつつあります。
商談管理機能
過去の商談履歴を管理する機能です。次のアクションを決める際などに活用します。また、過去の商談内容を確認することによって、成約までの経緯を踏まえた効率の良い営業活動も実現します。
売上予測・予実管理機能
売上の予測と実績を管理する機能です。営業部門のマネージャーが売上予測を確認しながら、注力する案件を決定したり、人員配置を工夫したりできるようになります。SFAは案件ごとに見込受注額を入力できるため、売上予測の精度が上がるだけではなく、予測値をリアルタイムに共有することも可能です。
SFAとCRMの違いをわかりやすく解説
SFAに似ているツールにCRM（Customer Relationship Management）があります。混同されやすいので、SFAとCRMの違いを確認しておきましょう。
CRMツールとは
CRMは本来「顧客関係管理」という経営概念のことですが、この概念を実現するためのツールもCRMと呼ばれます。CRMツールの主な活用目的は、「マーケティングを支援するための顧客情報管理」です。そのため、CRMツールには顧客情報を一元管理して分析する機能が備わっています。
SFAとCRMの違いとは
SFAは営業部門の活動に特化しており、CRMは顧客情報の管理に重点を置いています。情報管理と一元化などに共通している部分もありますが、活用目的は全く異なるので導入する際には注意が必要です。
SFAは営業部門における情報共有や進捗状況の可視化を実現します。情報伝達ミスや営業活動のブラックボックス化を防いで業務を効率化し、営業部門全体のパフォーマンスアップにつなげるのが目的です。
一方、CRMの主な活用シーンは顧客へのアプローチ強化を考えているカスタマー部門になります。キャンペーンの告知やメールマガジンの配信などで顧客関係を維持しながら満足度を高め、リピーターに育てていくことが主な目的です。
SFAを導入するメリットとデメリット
ここからは、SFAを導入するメリットとデメリットを詳しく紹介していきます。
SFAを導入するメリット
SFAを導入すれば顧客の情報や商談履歴が可視化され、営業活動の標準化と業務の効率化が実現します。営業活動が可視化されれば、マネージャーが各営業担当者の評価を適切に行えるようになるため、部内全体のモチベーションアップにも役立つでしょう。
マネージャーが各営業担当者の進捗状況をリアルタイムに確認できれば、営業部全体の活動もスムーズに行えるようになります。
商談内容の共有は、転勤や退職などで担当者が代わった際の業務引継ぎも円滑にします。従来は担当者の交代で業務の引継ぎが上手くできず、それまで築いてきた顧客との信頼関係が崩れてしまうというトラブルも起きていました。しかし、SFAを導入して進捗状況を一元管理すれば、営業担当者個人としてではなく、企業として顧客と向き合えるようになります。
SFAを導入するデメリット
機能が充実したSFAは、高額な導入費用とランニングコストがかかります。多機能なツールほど問題が解決できるわけではないため、自社が抱えている課題を明確にしたうえで、SFAの機能を選択することが大切です。
また、SFAを導入して定着させるために、既存の業務フロー見直しなどを実施して運用体制を整える必要もあります。場合によっては、従来の営業プロセスの抜本的な改革を求められるでしょう。
さまざまな情報をツールに入力する手間も考慮しなければいけません。ただし、このデメリットに関しては、操作性に優れたSFAを導入することで解消することが可能です。国産、外国産含めて様々なSFAがありますが、操作性に注目して選ぶようにすると良いでしょう。
営業支援ツールのSFAとは？まとめ
SFAは、営業活動を可視化して業務効率化を実現するツールです。従来の営業方法は各営業担当者に依存する部分が多かったため、情報のブラックボックス化など、多くの課題を抱えていました。しかし、SFAを導入すれば課題の解消と成約率の向上が期待できます。
導入費用や機能はツールによって異なるので、自社の課題を明確にしたうえで、最適なSFAを選択するようにしましょう。
SFA／セールスフォースオートメーション とは？
SFAとはSales Force Automationの略で、「エスエフエー」「セールスフォースオートメーション」と読みます。
SFAは営業支援システムと呼ばれる通り、営業支援を目的とした業務効率化ツールのことをいいます。
企業の営業部門が行う一連の業務プロセスを自動化することで、顧客情報や営業活動の進度をデータベース化して蓄積し、分析することができるシステムです。
商談履歴や案件ごとの進度・確度、営業担当者ごとの営業活動の記録などがリアルタイムで可視化されるため、営業活動を効率化するだけでなく、営業活動を標準化することにも役立ちます。
SFAとCRMはよく似ていますが、SFAは営業支援機能と案件管理機能に特化している、CRMは顧客管理機能に特化してCX（カスタマーエクスペリエンス）の向上をめざしているという違いがあります。
どちらか一方だけではなく、SFAとCRM、もしくはMAも連携させて活用されるのが一般的です。
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