コロナ禍も落ち着いて、東京ビッグサイトなどの展示場にも活気が戻ってきました。
営業にとっての展示会は、自社のサービスをアピールする絶好の機会であり、見込み顧客と名刺交換ができる大切なイベントです。
展示会のメリットや商談に持ち込むまでのプロセスやコツについて、現役の法人営業担当者にインタビューしてみました！ 展示会を最大のビジネスチャンスにするための工夫をぜひご覧ください。
展示会とは
展示会とは、大型のイベント会場にブースを借りて、自社の商品をアピールするビジネスイベントです。
展示会の規模にもよりますが、大型の展示会であれば数日間に渡って100を超える企業がブースを出展します。 例えば、東京ビッグサイト、パシフィコ横浜、インテックス大阪などは、大規模な展示会が催されることが多いです。
展示会にはテーマがある
展示会には共通のテーマが用意されており、同じテーマの商品やサービスが近くに設置されるように運営側が設計します。
そのため、ライバル企業が近くにブースを出していることが大半ですが、来場者は目的の商品やサービスが隣接して出展しているため会場を効率よく回ることができます。
オンライン展示会とは
コロナ禍ではオンライン展示会も多く企画されていましたが、やはり来場者と対面で話しができて、商品を紹介した後にお互いの名刺を交換できる展示会は、効率が良い営業手法と言えます。
展示会の目的とは？
展示会には多くのビジネスパーソンが来場します。目当ての商品がある人や何となく情報収集に来た人、競合商品の状況を偵察するために来場した人や、ビジネスパートナーを探している人など動機は様々です。
その中で、展示会にブースを出した企業は見込み顧客を発掘し、できるだけ多くの商談につなげることが展示会の目的になります。
展示会に出展するメリット
ここでは、展示会に出展する目的とメリットについてまとめます。
１．見込み顧客と対面で名刺交換できる
展示会では、ブースに立ち寄ったビジネスパーソンと名刺交換できることが最大のメリットです。
その場で商談に発展させることも可能ですし、後で詳しく説明するために後日訪問の約束を取ることもできます。展示会は、来場者に対して効率よくアプローチできる特徴があります。
２．宣伝効果が期待できる
また、展示会では自社商品の宣伝効果が発揮されます。毎年ブースを出していると、商品に興味がない来場者でも、商品名や会社名を覚えてくれることがあります。
最初はブースに立ち寄る予定がなかった来場者が魅力的なセールストークに魅かれて、見込み顧客に変わる可能性も考えられます。
テレビCMやWEBで広告を出すことと同じように、来場者に対しての宣伝効果が働くというメリットがあります。
３．既存顧客とコミュニケーションできる
展示会に既存顧客を招待することもできます。新商品などの情報提供ができることはもちろん、直接コミュニケーションができることで、より深い関係構築に繋がります。
展示会営業は「お礼メール」の送信からスタート
展示会が大盛況に終わり、多くの来場者と名刺交換ができました。その後、来場者に対して営業はどのようなアプローチをすればいいのでしょうか。
展示会の後に営業がすべきことは以下のような流れになります。
| １．展示会で獲得した名刺の仕分け ２．名刺をデータ化してリストを作成 ３．お礼メールを送信 ４．コンスタントに情報を発信 ５．見込み顧客を絞り込んで商談化 |
１．展示会で獲得した名刺の仕分け
まずは、展示会で獲得した名刺の仕分けから始めます。
展示会終了後、各営業担当者が持っている名刺を1つにまとめます。その際、誰が名刺交換したのかが分かるようにしておく必要があります。なぜなら、名刺をいただいた際に自分の名刺も渡しているはずなので、来場者に名刺交換した営業担当者から連絡できるようにするためです。
名刺を集めた後は、来場者の区分も分けるようにしておきましょう。例えば、以下のように振り分けます。
- すぐに商談に持ち込める名刺
- すぐには無理だが、将来的に商談につながるであろう名刺
- 協力して事業を進めることができる可能性のあるパートナーの名刺
- 現時点では見込みがないと思われる名刺
名刺を区分ごとに仕分けしておくことで、アプローチの優先順位を決めることができるようになります。
２．名刺をデータ化してリストを作成
次に、仕分けした名刺をデータ化してリストを作成します。名刺をデータ化したリストは、出展企業にとって大きな宝物となるはずです。
名刺が大量にある場合は、名刺管理ツールの「Sansan」や、同じくSansanの名刺管理アプリ「Eight Tean」があると便利ですね。
名刺に書かれている情報と営業担当者、先ほど決めた優先順位が分かる区分をツールもしくは、手入力でリスト化します。
展示会の成果を分析するためにもリスト化はとても重要です。毎年展示会に出展していれば、昨年との反響の違いを知ることができ、次の展示会に活かせるようになります。
３．お礼メールを送信
名刺交換をしてくれた来場者には、必ずお礼メールを送信します。ブースに立ち寄ってくれたお礼を伝えるところから営業活動が始まります。
先ほど仕分けした来場者の区分によって、お礼メールの内容を切り替えていきます。例えば、すぐにでも商談に持ち込める名刺の場合は、アポイントの連絡を加えたお礼メールにします。そして、訪問日程の調整をして商談につなげます。
お礼メールは漏れなく送ることが重要です。来場した際には興味がなかったとしても、自社に帰ってから検討のテーマになっている可能性もあります。営業にとっての商談チャンスを逃さないようにしましょう。
４．コンスタントに情報を発信
すぐに商談に発展しない名刺に対しては、お礼メールを送った後にメルマガや情報発信のメールを定期的に送るといいでしょう。
コンスタントな情報発信の中からビジネスのヒントを感じ取ってもらうことができれば、相手から連絡が入るようになります。直接訪問をしなくても、定期的な情報発信が営業活動になります。
連絡が途絶えないようにすることが、見込み顧客に変わるチャンスを作ります。当時の記憶を残したままの関係性を維持できるようにしましょう。
５．見込み顧客を絞り込んで商談化
リスト化した名刺データの中でも、見込み顧客に対しては優先的にアプローチをするようにしましょう。
なぜなら、展示会に来場した日から時間が経過してしまうと、商品への熱が冷めてしまう場合があるからです。見込み顧客にはできるだけ早く、具体的なアポイントの連絡を入れるようにしましょう。
また、複数日程の展示会では、名刺交換をしたその日の内に集めた名刺を仕分けして、見込み顧客にはお礼メールを送れるとベストです。名刺交換をした来場者も、その日のうちにメールが来ることで思い出してくれるはずです。
来場者は、展示会で様々なブースによって名刺交換をしています。ライバル企業に遅れを取らないためにも、早めのアプローチが有効的です。
まとめ
展示会は見込み顧客が多く訪れ、たくさんの来場者と名刺交換ができるため、とても効率の良い営業手法です。
集めた名刺はリスト化し、適切なコミュニケーションを取ることが大切です。交換した名刺が多かったとしても、1人ひとりに丁寧な対応をすることが商談の成功確率をアップさせることにつながります。
また、定期的な情報発信から、見込み顧客につながることがあります。
ホームページから資料をダウンロードする、開催しているセミナーに参加するなど、名刺交換した来場者が見込み顧客に変わります。
「あの時の展示会では、当社のブースに来ていただきありがとうございました」と一言添えてコミュニケーションができれば、よこからより深い関係性を築いていけるかもしれません。
展示会の出展はビジネスの「きっかけ」を見つける場です。チャンスを逃さないように、名刺交換から商談化までの流れを把握しておきましょう。
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