仕事では上司への報連相（ホウレンソウ）が重要だと聞きますが、苦手だ、やり方がわからないと悩んでいる方も実は多いです。なぜ、報連相が上手くいかないのでしょうか？ どのように改善すればよいのでしょうか？
今回は報連相の意味とやり方について詳しく解説します。
報連相・ホウレンソウとは
報連相（ほうれんそう）とは「報告（ほう）」「連絡（れん）」「相談（そう）」の頭文字をとったビジネス用語です。
上司や同僚には進捗状況や結果を知らせなければ、仕事はうまくいきません。報連相は仕事をする上での「基本」になるため、新入社員研修には報連相のやり方が実践的に盛り込まれることが多いです。
すべての人に必要なスキルのため「報告」「連絡」「相談」について理解をしておきましょう。
報告（ほうこく）
報告とは上司に仕事の進捗状況や結果を知らせることです。上司は部下の報告を聞いた上でチーム全体の業務の進め方を決めます。部下から進捗状況の報告がなければ、次の指示が出せず、業務が停滞してしまう恐れがあります。
報告をするときは「販売個数は〇個でした」「〇つのタスクが終了しました」など具体的な数字を示して報告すると、上司が理解しやすくなります。また「販売個数は〇個になったのはキャンペーンがヒットしたからです」と理由を伝えれば、上司を納得させることができます。
そのため、具体的な数字を示すことと理由を伝えることを意識して報告してみてください。
連絡（れんらく）
連絡とは関係者に情報を伝えることです。上司と部下のような上下関係に限らず、同僚や他部署の人など、さまざまな人が含まれます。業務に関する情報や変更点を連絡することで、チームの意思疎通ができるようになります。
連絡をする際には「たぶん～だと思います」などの憶測を入れてはいけません。なぜなら、考えや憶測を伝えると相手が混乱してしまうためです。そのため、事実のみを伝えるようにしましょう。
相談（そうだん）
相談とは、上司や先輩、同僚に仕事に関してアドバイスをもらうことをいいます。「仕事の進め方」や「人間関係」に関する相談が多いでしょう。
仕事における悩みは、自力で解決できるものではありません。そのため、仕事で悩みを抱えたら自分で解決しようとせずに相談するようにしましょう。
報連相の目的
報連相の目的は３つあります。
業務効率アップ
報連相が頻繁に行われれば、各メンバーの業務の進捗状況が把握できるようになります。
タスクによっては、別のタスクに依存していることもあるでしょう。そのような場合でも、メンバー同士が報連相を行っていれば、業務が滞りなく進みます。お互いの状況が把握できればフォローもしやすくなり業務効率アップが見込めます。
問題の早期解決
トラブル発生時に報連相が行われれば、周囲がカバーして手を打つことができます。トラブルが大きくなる前に解決できることもあるでしょう。
仕事のミスによるトラブルは報告しづらいものです。しかし、トラブルを報告しないままでいると、取り返しのつかないことになります。また、部下から報連相が頻繁に行われていれば、次の業務を行う前にアドバイスができてミスを削減できます。
マネジメント強化
部下に報連相を守ってもらえれば、上司はマネジメントしやすくなります。部下の状況が把握しやすくなり、必要に応じてフォローしやすくなります。
また、部下の得意分野・不得意分野を理解できることもメリットです。例えば、相談が多い場合は、業務に苦手意識を持っている可能性が高いです。その一方で、よく報告が上がってくる場合は得意な業務である可能性が高いと言えるでしょう。
これらを踏まえて、適材適所の人材配置が行えるようになります。
報連相ができない職場の特徴
仕事では報連相が大切ですが、上手く行えないと悩む職場は多いです。報連相ができない職場には以下のような特徴があります。
社内に報連相をしやすい雰囲気がない
普段から上司とのコミュニケーションが取れていない職場は、報連相がしにくくなります。
お互いの信頼関係が構築できていなければ「相手は忙しそうだし、仕事の報告をしても聞いてもらえないのではないか？」「仕事の相談をしても親身に相談に乗ってもらえないのではないか？」と疑心暗鬼になってしまいます。
報告や連絡をすると叱責される
失敗やトラブルを報告すると激しく叱責される職場環境では、誰もが報告をためらってしまいます。
上司や同僚に意見を伝えることに抵抗が生まれ、自然なコミュニケーションは生まれないでしょう。また、問題やミスがあっても周囲に助けを求められず、自分の力ですべてを解決しようとして悪循環に陥ってしまうことも考えられます。
また、自分のミスを隠そうとし、責任を他人に押しつけ合うブラックな職場環境になってしまいかねません。
報連相ができない人の特徴
働く人のなかには、報連相を苦手に感じる人も多いです。報連相ができない人の特徴は、以下のようなものが挙げられます。
伝え方やタイミングがわからない
仕事が忙しい人は、報連相の時間が惜しいと考えがちです。日々の業務の方が重要だと判断してしまい、報連相の場を設けなくなります。その結果、「上司に報告をしたいけれど、社内にいなくて捕まらない…」「上司に話しかけられない…」などの悩みが出てきます。
報連相の重要性を理解していない
「報連相をしなくても自分の仕事に影響は出ない」「仕事の結果を見れば、報連相をしなくても分かるはずだ」「小さなミスは問題ない」「自分の仕事にだけ集中しているから情報共有は必要ない」と考えを持った従業員が集まると、チームの連携が上手くいかなくなり業務が停滞してしまいます。
時間がない・面倒だと感じている
「業務が忙しく、報告や連絡をする時間が取れない」「報告書作成が面倒」などの理由から、報告を後回しにしてしまうこともあるでしょう。そのようなケースでは報連相や日報を意味のないものと認識されてしまいます。
報連相ができないことで起こる問題
| 情報伝達の遅延 | 必要な情報が遅れて伝わり、業務の効率が低下します。 |
| ミスやトラブルの発生 | 問題が発生しても、すぐに報告されないため、事態が大きくなってしまうことがあります。 |
| チームワークの低下 | 情報共有が不足し、チーム全体の連携が上手くいきません。 |
| 上司との信頼関係の崩壊 | 報告が遅れたり、嘘をついたりすることで、上司からの信頼を失う可能性があります。 |
報連相しやすい環境・職場づくりのコツ
報連相ができない職場も工夫次第で改善していけます。ここでは、報連相がしやすい職場・環境づくりのコツをご紹介します。
報連相の重要性を伝える
仕事で報連相の重要性を伝えることが大切です。多くの企業では、新人教育研修で報連相のやり方を指導するなどして重要性を伝えています。
業務を円滑に進められること、トラブルを早期に解決できることなどを伝えて、従業員に報連相を意識してもらうようにしましょう。
上司が見本を見せる
上司と部下の信頼関係が構築されていないと、報連相は行われにくくなります。そのため、上司が部下に仕事の相談をしてみるなど見本を見せましょう。上司から働きかけることで部下と信頼関係が築けて、報連相の重要性も理解してもらえるようになります。
チャットツールを導入する
すべての報連相を対面で行うのは大変です。報連相の手段は対面である必要はなく、メールやチャットツールで構いません。「今日はお休みをいただきます」「資料を作成したのでご確認をお願いします」などのお知らせは対面である必要はないでしょう。
メールもありますが、チャットツールを導入すれば、相手のステータス、閲覧したかどうかなどが確認できて報連相が円滑に行えるようになります。
ビジネスの現場でおすすめのチャットツールは以下の通りです。
★遅刻や欠勤の連絡もスムーズにできるようにしましょう！
報連相ができる部下に育成する秘訣
部下が報連相を行えるかどうかは、上司の心がけ次第によって変わります。そのため、報連相ができる部下に育成する秘訣である「おひたし」「こまつな」「ちんげんさい」を覚えておきましょう。
部下の報連相は「おひたし」で返す
| 「お」 怒らない 「ひ」 否定しない 「た」 助ける 「し」 指示する（必要であれば） |
部下からの報連相には、寄り添って耳を傾けて聞いてあげましょう。
自分自身の尺度で部下の話を聞いてしまうと「こんなの常識だろ！」と感じてしまいがちです。そのような対応では部下は心を閉ざしてしまいます。そのため、相手の立ち位置を把握した上で会話するように心がけましょう。
仕事は「こまつな」で進める
| 「こま」 困ったら 「つ」 使える人に 「な」 投げる |
誰もが報連相しやすい職場は、困ったときは助け合う文化が醸成されています。
誰にでも得意分野、不得意分野があるはずです。相手が不得意なことはやってあげて、自分が不得意なことは助けてもらえれば、仕事がスムーズに進められます。そのため、日頃から助け合える関係を構築しておき、困ったら相談できる環境を作っておきましょう。
部下が「ちんげんさい」にならないように気をつける
| 「ちん」 沈黙する 「げん」 限界まで言わない 「さい」 最後まで我慢 |
相手の話を否定したり、自分の尺度で話を聞いて見下してしまうと「この人に話をしても理解してもらえない」「この人に話しても無意味だから関わるのをやめよう」と思われてしまいます。
部下が我慢に我慢を重ねると心身の不調に陥ってしまいかねません。そうならないためにも、部下に歩み寄るようにしましょう。
まとめ
報連相とは「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったビジネス用語です。ビジネスは依頼者がいて成立するものです。そのため、仕事の進捗状況や成果などは適切に共有する必要があります。
報連相がしやすい環境の職場は業務がスムーズに進み、トラブルが起きても早期に解決できます。今回は、どうすれば報連相がされる職場を作れるかをご紹介しました。
「あの人はなんで報連相ができないんだろう」と思ったら、報連相しやすい環境かどうか見直し、改善してみましょう。
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