年末年始に欠かせない年賀状ですが、最近では企業間での年賀状のやりとりを廃止する動きが広がっています。
企業間の年賀状廃止にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか？ また、年賀状を廃止する場合、どのようなお知らせが必要なのでしょうか？
この記事では、企業間の年賀状廃止にまつわるマナーとお知らせ文例について詳しく解説します。
年賀状の虚礼廃止とは
虚礼廃止は「きょれいはいし」と読み、形だけで気持ちのこもってない儀礼を廃止することを意味します。
年賀状のほか、暑中見舞いや残暑見舞い、お中元やお歳暮などのやり取りを廃止する目的で、おもに企業間で使われる言葉です。無駄な業務を省き、コンプライアンスを尊重していくという目的で、虚礼廃止を行う企業が増えています。
企業間の年賀状廃止のメリット
企業間での年賀状のやりとりを廃止することには、以下のようなメリットがあります。
経費削減
年賀状のやりとりを廃止することで、年賀状や切手、印刷などにかかる費用を節約できます。また、年賀状を作成したり発送するためにかかる人件費や時間も削減できます。年賀状のビジネスマナーを調べるのも手間がかかってしまいます。
2024年10月1日からは郵便料金が値上げになります。はがきは63円から85円と大幅な値上げになるため、これを期に虚礼廃止、年賀状廃止を決める企業も多いようです。
総務省は18日、25グラム以下の定形の郵便封書について料金の上限額を現在の84円から110円に26円引き上げる案を情報通信行政・郵政行政審議会に諮問した。実現すれば消費増税を除き1994年以来、30年ぶりの値上げになる。50グラム以下も現在の94円から16円上げて110円に統一し、重量区分をなくす方針だ。
日本経済新聞より https://www.nikkei.com/article/DGXZQOUA180FG0Y3A211C2000000/
はがきも7年ぶりの値上げとなる見込みで、63円から85円にする。定形外の郵便も3割ほど値上げする。レターパックや速達は、利用者の利便性を重視して値上げ幅を抑えるという。
環境保護
年賀状は紙製品であり、大量に発送すると環境に負荷をかけます。環境保全やSDGs達成のため、紙の年賀状を廃止することでCO2排出量削減に取り組むことができます。
デジタル化の促進
年賀状をマーケティングの一環として捉えた場合、年賀状を送付したとしても受け取った相手からのフィードバックや感想を得ることが難しいです。
年賀状を廃止し、メールなどのコミュニケーションツールに置き換えることで、効果測定がしやすいというメリットも生まれます。
企業間の年賀状廃止のデメリット
一方で、企業間での年賀状のやりとりを廃止すると、以下のようなデメリットがある可能性もあります。
コミュニケーションの機会の損失
新年の挨拶や感謝の気持ちを伝えるのが本来の年賀状の役割です。年賀状を廃止することで、コミュニケーションの機会が減ってしまうことがあります。
年賀状で自社の最新情報や新商品・サービスの紹介なども行っている場合、年賀状以外の代替手段を考えなければなりません。
「非礼」と捉えられる場合もある
年賀状を送ることで、相手への敬意や気遣いを示すと考える人もいます。その場合、年賀状を送らないことで不快感を与えてしまうことがあります。
特に、年配の方は年賀状のやりとりを重視している傾向があり、急に年賀状を送らなくなることで「非礼」と捉えられることもあります。
企業間の年賀状廃止時のマナー
企業間での年賀状のやりとりを廃止する場合、事前に連絡しておくのがマナーです。メールでも問題ないので、必ず連絡するようにしましょう。
早めにお知らせする
年賀状を廃止することは、相手企業にとっても大きな変化です。そのため、年賀状を送る時期になってからではなく、できるだけ早めにお知らせすることが重要です。
例えば、11月中など年賀状の準備が始まる前にメールなどで連絡するようにしましょう。暑中見舞いのタイミングで伝えても失礼ではありません。
理由を明確に伝える
年賀状を廃止する理由を、相手に分かりやすく説明することも重要です。例えば、経費削減や環境保護、テレワークの推進などの目的を伝えることで、相手に理解や協力を求めることができます。
自然消滅、フェードアウトはあまり好ましくありません。
代替手段を提案する
年賀状を送らない代わりに、どのようなコミュニケーション手段を使うかを提案することも大切です。年賀状は辞めるがお付き合いを辞めたいわけではない、メールや訪問など、定期的に情報交換を行いたいことをなどを伝えると印象が良くなります。
年賀状廃止・年賀状じまいの文例・テンプレート
ビジネス年賀状を廃止する際、どんなメールを送れば失礼がないのでしょうか。ここでは年賀状廃止、年賀状じまいを伝える文例・テンプレートをご紹介します。
文例１：年賀状廃止のお知らせ（メールで送る）
| 件名：本年度の年賀状廃止についてのご連絡 株式会社○○ △△△△様 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、弊社ではこの度、経費削減や環境保護の観点から、すべてのお取引先様に対して年賀状でのご挨拶を控えさせていただくこととなりました。 誠に勝手ではございますが、今後は弊社への年賀状によるお心遣いはご無用にてお願いしたく存じます。 何卒ご理解を賜りますとともに、引き続き変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 |
文例２：年賀状じまいのお知らせ（年賀状に記載する）
| あけましておめでとうございます 平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます 弊社では近年の社会情勢を鑑み すべてのお取引様に対して 年賀状でのご挨拶を 本年をもちまして最後にさせていただくことにしました 誠に恐縮ではございますが 何卒よろしくお願いいたします 本年が皆様にとって幸多き年になりますようお祈り申し上げます |
文例3：年賀状じまいのお知らせ（暑中見舞いで伝える）
| 暑中お見舞い申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます 誠に勝手ながら 環境負荷低減の取り組みのひとつとして 来年度よりすべてのお取引様に対して お葉書によるご挨拶を控えさせていただくこととなりました 何卒ご理解を賜りたくお願い申し上げます 暑さ厳しき折柄 くれぐれもご自愛くださいませ 今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます |
年賀状廃止・年賀状じまいの連絡を受け取ったら
では、年賀状廃止・年賀状じまいの連絡を受け取ったら、どのように対応すべきでしょうか？
まずは相手の気持ちを尊重することが大切です。年賀状を廃止すると決断した経緯は企業それぞれですが、担当者が年賀状を送ることに負担やストレスを感じていたのかもしれません。
また、相手との関係性に応じて、年賀状廃止・年賀状じまいの連絡に対する返信の方法を考えます。年賀状をやり取りしていた期間が長かったり、親しい間柄の取引先であれば、電話やメールで感謝の気持ちや今後の連絡方法について伝えると良いでしょう。
関係性がそこまで深くない相手であれば、基本的には返事を出さなくてもOKです。自社も年賀状を廃止するつもりがあれば、メールでその旨とお礼を簡潔に伝えるだけでも十分です。
まとめ
企業間の年賀状廃止のメリットは、コスト削減や環境負荷の軽減などが挙げられます。しかし、デメリットもあります。
例えば、ビジネスパートナーとの関係性の低下や、感謝の気持ちを伝える機会の喪失などです。またマーケティング活動の一環として年賀状を活用していた場合は、代替の手段を考える必要もあります。
年賀状を廃止するのは、現代では一般的で特に非礼なことではありませんん。メリットとデメリットをよく考えてみましょう。
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