電子帳簿保存法、略して電帳法（でんちょうほう）により電子取引で授受した書類の電子保存が義務化されました。
これまで、書面で保存していた方は、今後どのように対応すれば良いのでしょうか？ なぜ、帳簿書類や取引書類を電子保存しなければいけないのでしょうか？
今回は営業担当者もマーケティング担当者も知っておきたい「電子帳簿保存法」について解説します。2022年1月の改正内容についても触れているため、電子帳簿保存法について理解を深めたい方は参考にしてみてください。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類や取引書類を電子保存することを認めるための法律です。
電子保存の対象となるのは「帳簿」「国税関係の書類」「電子取引情報」になります。さらに書類の作成方法に応じて、電子帳簿保存法に基づいた方法で保存しなければなりません。
この法律を守らなければ、青色申告の承認が取り消されたり、100万円以下の科料が課せられることもあるので注意してください。
| 自社で作成する国税関係帳簿書類 （会計ソフトで保存） | <国税関係帳簿> ・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・出納帳 ・補助簿 ・その他 <決算関係書類> ・貸借対照表 ・損益計算書 ・棚卸表 ・その他 |
| 取引先から紙で受け取る書類 （スキャンして保存） | ・請求書 ・領収書 ・契約書 ・注文書 ・その他 |
| 電子取引で授受する書類 （電子保存） | ・メール ・クラウドサービス ・FAX ・EDI ・電子契約 ・その他 |
2022年1月、電子帳簿保存法改正のポイント
電子帳簿保存法は、利便性の向上や社会情勢の変化に対応するために、頻繁に法改正が行われています。2022年1月にも法改正が行われ、電子取引で授受する書類の電子保存が義務化されました。
企業も個人事業主も義務を守らなければなりません。法改正のポイントを押さえておき、どのように保存すれば良いかを学んでおきましょう。
ここでは、2022年1月に施工された法改正について詳しく解説します。
電子取引の電子データ保存義務化
法改正により、電子取引で授受した書類の書面保存が廃止されました。従来は、電子取引データは「電子的記録」「COM」「書面」のどれかで保存すれば良いことになっていました。
しかし、法改正によって書面での代替処置は廃止となったのです。2024年以降は書面保存が認めらず、電子データの保存が義務化されます。そのため、電子取引データの保存方法を見直す必要があります。
事前承認手続きの廃止
従来は帳簿書類や取引書類を電子保存する場合には、3ヶ月前までに税務署の承認が必要でしたが、事業主の負担を軽減するために承認が不要となりました。
税務署に出向き「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出書」を提出しなければ、電子保存ができなかったのです。
しかし、電子帳簿保存法の改正により事前承認手続きが廃止され、税務署に届出書を提出する必要がなくなりました。会計システムやスキャナなど必要な機器を準備すれば、誰でも取り組めるようになったのです。
タイムスタンプ要件の緩和
取引先から紙で受け取る書類をスキャナで電子保存する場合は、スキャン前に受領者がサインして、3日以内にタイムスタンプ（電子化された文書が原本であることを証明する技術）を押さなければいけませんでした。
電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプの付与は3日以内から2か月以内にすれば良いことになりました。また、スキャン時の受領者の署名も不要になります。
不正を防止するため、訂正や削除した履歴を残せるシステムに保存すればタイムスタンプは不要になります。
検索要件の緩和
電子帳簿保存法では、関係書類を電子保存する場合に検索性を確保しなければいけません。
法律の改正前は「取引日」「契約開始日」「契約終了日」「取引金額」「文書書類」「取引先名」のすべてが検索できるように整備しなければいけませんでした。
しかし、法改正により、検索項目は「取引日」「金額」「取引先名」に限定され、整備しやすくなりました。また、国税庁に要求された場合に瞬時に関係書類を提出できる場合は、検索要件を満たさなくても良いとされています。
【ここにも注目】適正事務処理要件の廃止
各書類の電子保存は、不正に気をつけなければいけません。例えば、領収書を使い回して経費精算の申請をしたり、画像を改ざんして嘘の申告をしたりなどの問題が発生する恐れがあります。
このような問題を防止するための内部統制の一環として、社内規定の整備や事務処理を2名以上で行うなどの適正事務処理要件が定められていました。しかし、法改正により、事務処理が1名で行えるようになりました。
電子帳簿保存法のメリット・デメリット
電子帳簿保存法に沿った行動をすると、どのようなメリットがあるのでしょうか？ デメリットはないのでしょうか？ 落ち着いて対応するために、メリット・デメリットについて理解を深めておきましょう。
電子帳簿保存法のメリット
電子帳簿保存法により、各種書類の電子保存が可能になりますが、そのメリットは以下の通りです。
| ［電子帳簿保存法のメリット］ ・書類保管スペースが減り、オフィスの省スペース化を実現できる ・書類の検索がしやすくなり、業務効率化ができる ・各種書類の印刷の機会が減り、印刷代のコストが浮かせる ・閲覧の権限付与や閲覧履歴の管理などでセキュリティ強化ができる ・ペーパーレス化でSDGsに取り組めば、株主から一定の評価が受けられる ・企業のDX推進の一歩目を踏み出せる |
DXとはデジタルトランスフォーメーションのことで、デジタル技術によって変革をもたらすことをいいます。営業DXという言葉もあるほど、営業活動にまつわるDX化は活発になっています。
以下の記事でも一例を紹介しているので、参考にしてみてください。
電子帳簿保存法のデメリット
電子帳簿保存法に沿って各種書類を電子保存する際に気をつけなければいけないこともあります。電子保存により想定されるデメリットは以下の通りです。
| ［電子帳簿法のデメリット］ ・会計システムや文書管理システムなどの導入コストが必要になる ・各種システムの操作に慣れるまで時間がかかる ・システム障害等が発生した場合に業務が止まる恐れがある ・電子帳簿保存法に関する理解が必要になる ・電子帳簿保存法に違反した場合は罰金（100万円以下の過料）が科せられる |
電子帳簿保存法の改正に不安を感じる場合は相談を
電子帳簿保存法の改正に不安を感じる場合は、会計事務所やシステム開発会社に相談をしてみましょう。これまで、各種書類を書面保存していた方は、電子保存を推奨されても「何から始めれば良いかわからない」と悩んでしまうかもしれません。
何も分からないまま各種書類の電子保存をすると、業務フローに合わない保管方法をしてしまい生産性が劣ってしまうかもしれません。
また、システムやスキャナなどを導入していない方は、どのような機種を選べば良いか分からないでしょう。このような不安がある方は、電子帳簿保存法に詳しい会計事務所やシステム開発会社に相談をすることで安心できます。
まとめ
電子帳簿保存法は、利便性の向上や社会情勢の変化に対応するために、2022年1月に改正されました。主な変更点は5つです。
| ［法改正による変更点］ ・電子取引データの書面による保存の廃止（電子データ保存義務化） ・事前承認手続きの廃止 ・タイムスタンプ要件の緩和 ・検索要件の緩和 ・適正事務処理要件の廃止 |
法改正により各種書類の電子保存のハードルは下がりました。その一方で、電子取引データの電子保存が義務化されたことが大きな変更点となります。
法律に違反すると罰金の対象にもなります。また、書類の電子保存に取り組めば業務効率化に繋げられるはずです。
営業やマーケティング担当にも無関係な話ではありません。電子帳簿保存法は商談や成約時にも深く関わってくる法律なため、改正のポイントを押さえておくようにしましょう。
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