営業事務は営業部門の売上成績に貢献できる仕事のため、事務職の中でも仕事にやりがいが感じられる仕事です。
しかし、一般事務とは仕事内容が異なるため、向き・不向きを理解した上で求められるスキルを習得するようにしましょう。
今回は、営業事務の役割について解説します。この記事では、営業事務の業務内容や求められる能力を解説します。営業事務としてスキルを磨きたい方は、ぜひ、この記事を読んでみてください。
営業事務とは
営業事務とは、営業担当者のサポートをする仕事です。会社に出社をしたら営業担当者の予定を確認して、その日のサポート内容を決めていきます。
例えば、午後に商談予定の顧客向けに見積書を作成したり、提案資料を作成したりします。また営業担当者が不在のときの顧客対応なども行わなければいけません。
このように、営業活動が滞らないようにオペレーションをサポートしていきます。
営業事務の向き・不向き
営業事務には、以下のように向き・不向きがあります。
| ≪営業事務に向いている人≫ 1. 社内外の人とコミュニケーションを取れる人 2. マルチタスクをこなせる計画力を立てるのが上手い人 3. 緊急な依頼にも対応できる臨機応変さを持っている人 4. 仕事に対する責任感が強い人 |
| ≪営業事務に向いていない人≫ 1. 黙々と1人で仕事をしたい人 2. マルチタスクをこなすことが不得意な人 3. 主体的に動くことができない人 4. PCスキルに自信がない人 |
営業事務とは？一般事務との違い
営業事務と一般事務の違いは、サポート範囲です。
営業事務は営業部門に所属して営業担当者のサポートをする仕事です。営業担当者と連携しながら営業活動が滞らないようにオペレーションし、場合によって顧客のお問い合わせに対応する必要があります。そのため、対外的なやり取りが多くなります。
その一方で、一般事務とは総務部門に所属して部門関係なく社内のサポートをする仕事です。資料作成や電話対応など庶務や経理など幅広い業務を担当します。
営業事務の業務内容
営業事務の範囲は幅広く、以下のような業務を行います。
営業支援
営業事務は営業担当者が顧客との商談に集中できるように支援していきます。そのため「営業サポート」「営業アシスタント」と呼ばれることも多いです。
営業支援業務の範囲は広いですが、以下のようなサポート業務があります。
営業支援の例
- お客様に自社製品のサンプルを送付する
- 商談予定のお客様への提案書類を作成する
- 営業担当者が不在のときに問い合わせ対応をする
見積書・請求書作成
見積書や請求書、契約書など、会社間の取引で必要な書類の作成業務もあります。
取引は書類上の手続きが進まないと取引できなくなるため、スピーディーさが欠かせません。また、各書類は取引証拠となるため正確さも求められます。さらに、各書類が取り出せるように「種類別」「日別」にファイリングしておく必要もあります。
顧客データの管理
顧客データの管理業務も欠かせません。お客様の住所や電話番号、取引履歴、契約管理をSFA（営業支援システム）などのシステム上で管理していきます。契約期間が切れそうなお客様に対しては連絡を入れて、自社商品の継続利用を提案していきます。
顧客データの管理は、営業活動の成否を左右するものです。そのため、入力ミスがないように気をつけて最新の情報に更新しておくようにしましょう。
営業事務に求められる能力
営業事務は幅広い業務をこなす仕事のため、求められる能力も多岐に渡ります。ここでは、営業事務に必要な能力をご紹介します。
基本的なビジネスマナー
営業事務は顧客対応する機会があるため、基本的なビジネスマナーを身に付けておく必要があります。電話やメール、来客対応など顧客と接する機会はさまざまです。そのため、相手に不快感を与えない言葉遣いや立ち振る舞いを心がけるようにしましょう。
ビジネスマナーに自信がない場合は、秘書検定を勉強すると実務に役立つマナーが身に付けられます。
コミュニケーション能力
営業事務は営業担当者と密にコミュニケーションを取り、仕事を進めていく必要があります。営業担当者と認識ズレが起きないように意思疎通を図ることが大切です。
また、必要に応じて社内・社外の人と交渉することもあります。そのため、いろいろな人と気持ちが良いやり取りができる力が求められるのです。人とコミュニケーションを取るのが好きで、明るい対応ができる人が営業事務に向いています。
PCスキル
営業事務は営業担当者の事務作業を中心にサポートしていくため、PCスキルが必要です。営業事務に求められるPCスキルには以下のようなものがあります。
■営業事務に求められるPCスキル
| Word | 誰が見てもわかりやすい資料を作成する際に使用する文字の「種類」「サイズ」「色」を使い分けたり、配置調整、表や画像の挿入をしたりなどのスキルが求められる |
| Excel | 見積書や請求書を作成する際に使用する四則演算、SUM関数、AVERAGE関数など基本レベルが求められるVLOOKUP関数やIF関数などのマクロが作成できると喜ばれる |
| PowerPoint | 提案資料や会議資料を作成する際に使用する見栄えがして分かりやすい資料を作成できるスキルが求められる |
| メール | メールでのやり取りに使用する「To」「Cc」「Bcc」の使い分けができて、ビジネスマナーを踏まえたメール作成ができるスキルが求められる |
PCスキルを証明したい方は、「マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）」を取得しましょう。
また、MicrosoftのOfficeと同じ使用感のGoogle スプレッドシートやGoogle ドキュメントなどを導入する企業が増えています。クラウドツールなので複数人での共有がしやすく、使い方を覚えておくと役に立ちます。
柔軟性
営業事務は営業担当者から突然仕事が頼まれることがあります。依頼内容に応じて、目の前の仕事を中断して急な依頼の仕事に取り掛かる必要があります。
このような臨機応変さが求められるため、自分のペースで業務が行えません。そのため、柔軟な対応ができる人が営業事務として頼りにされます。
タスク管理能力
営業事務は営業担当者のサポートが主な業務で、複数のタスクを同時に進めていかなければいけません。そのため、複数のタスクの優先順位、関係者を把握してタスクを進めていく必要があります。
各タスクの完了報告漏れや、スケジュールのダブルブッキングなどのトラブルが起きないように業務を進めていかなければいけないため、タスク管理能力が求められます。
専門知識
営業事務は必要に応じて顧客対応をします。お客様から自社商品について尋ねられたとき、応えられるようになっておきましょう。
自社商品について応えられないと、お客様も不安を感じてしまい、契約率が落ちてしまいます。そのため、自社や商品、サービスに関する知識を身に付けておくようにしましょう。
まとめ
営業事務とは、営業担当者のサポートをする仕事です。営業担当者と連携しながら営業活動が滞らないようにオペレーションし、場合によって顧客のお問い合わせに対応する必要があります。そのため、対外的なやり取りが多いです。
それだけでなく、見積書や請求書の作成、顧客データの入力など業務範囲は多岐に渡ります。そのため、向き・不向きのある仕事です。
この記事では、営業事務に求められるスキルをご紹介しました。ぜひ、この記事を参考にしながら営業事務のスキルを磨いていってみてください。
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