社内の人との連絡手段が、メールからビジネスチャットに切り替わろうとしています。
ビジネスチャットに切り替えると、どのようなメリットがあるのでしょうか？ デメリットはないのでしょうか？
今回はビジネスチャットツールについて解説します。この記事を読めば、自社にぴったりのビジネスチャットツールを選べるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールは、ビジネス利用に特化したチャットツールです。社内コミュニケーションを円滑にするために利用します。
新型コロナウイルス感染拡大で人と会う機会が制限され、リモートワークも普及したことから、リアルタイムにやり取りができるビジネスチャットが普及しました。
ビジネスチャットツールの主な機能は以下の通りで、メールより気軽に会話が楽しめます。
【ビジネスチャットツールの主な機能】
- チャット機能：リアルタイムのやり取りができる
- 検索機能：過去のトーク履歴を振り替えられる
- グループ機能：グループメンバーでやり取りができる
- アップロード機能：写真や動画を共有できる
- 通話機能：ビデオ通話や音声通話ができる
ビジネスチャットとメールの違い
ビジネスチャットとメールの違いは、大きく「コミュニケーション形態」「ツール」「文章」「メッセージの編集」です。
| メール | チャット | |
|---|---|---|
| コミュニケーション形態 | 1対1 | 1対1 グループでのコミュニケーションが可能 |
| ツール | 不要 | 必要 |
| 文章 | 件名、宛名、挨拶文が必要 ビジネス文書 | 要件のみ 会話形式 |
| メッセージの編集 | 内容の編集ができない | 内容の編集ができる |
ビジネスチャットツール導入のメリット
ビジネスチャットツールを導入すると、4つのメリットがあります。
やり取りがスムーズ
ビジネスチャットツールを利用すれば、スムーズなやり取りができます。
メールを送信する場合の宛名や挨拶文は、ビジネスチャットには不要です。要件のみを簡潔に伝えられるため、連絡がスピーディーに行えます。
また、相手からの連絡に対してスタンプで反応することもできるためテキスト入力の手間を省けます。
グループメンバーでやり取りできる
ビジネスチャットツールのグループ機能を利用すれば、部署メンバーやチームメンバーなどのグループでやり取りが行えるようになります。
グループチャットにメッセージを送れば、メンバー全員に情報が共有されるため、1人ひとりに連絡しなくて済みます。
情報が一元管理できる
ビジネスチャットツール上で、情報が一元管理できるのもメリットです。
メールの場合は、1件1件を送受信するためデータが散乱しやすいです。しかし、ビジネスチャットツールであれば、チャット内にすべての情報が一元管理できます。一元管理した情報は検索して取り出すことも容易に行えます。
情報漏洩のリスクを軽減できる
ビジネスチャットツールとプライベートチャットツールを比較するとセキュリティ機能が充実しています。
そのため、社内情報が漏洩しないようにセキュリティ対策したい方にもビジネスチャットツールは選ばれています。
【ビジネスチャットのセキュリティ】
- データの暗号化：メッセージを暗号化して該当者以外は読めないようにする
- IPアドレスの制限：該当するIPアドレス以外からのアクセスを制限する
- 管理者権限の付与：ビジネスチャットにアクセスできる人のみに権限を付与する
- アクセスログの監視：ビジネスチャットデータのログを取得する
- 2段階認証：IDやパスワードの他に、セキュリティコードを入力してログインする
ビジネスチャットツール導入のデメリット
ビジネスチャットツール導入には、4つのデメリットもあるため注意してください。
情報が流れてしまう
ビジネスチャットツールは、やり取りが多くなると過去の発言が上に流れてしまいます。そのため、普段から多くのやり取りをしている人は必要な情報にアクセスしにくくなってしまいます。
また、チャット上で情報を一元管理するため、重要な情報を見逃してしまうことがあります。このような問題を防止するために、重要なやり取りを見つけたらピン留めしておくようにしましょう。
証拠が残しづらい
ビジネスチャットツールはリアルタイムのやり取りをするため、誤った情報を送ってしまった場合は修正や削除ができるようになっています。
メールの場合は送信してしまうと内容を変更することができません。そのため、トラブルが起きたときメールを遡って事実関係を確認することができます。
その一方で、ビジネスチャットツールは内容を修正、削除できる点がデメリットになることもあります。
導入コストがかかる
ビジネスチャットツールは有料な場合もあります。ツールによって異なりますが、初期費用、月額料金、オプション費用がかかります。
1ユーザー当たりの月額料金は大したことなくても、全従業員分となると料金負担は大きくなるため注意してください。
運用ルールを整備する必要がある
ビジネスチャットツールには、グループ機能や検索機能、通話機能など便利な機能が搭載されています。これらの機能を使いこなすためには、それなりのITリテラシーが必要です。
また、グループを作る際のルールや情報漏洩対策など、運用ルールを整備する必要があります。
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールの特徴を知って、利用したいと思った方もいるのではないでしょうか？
しかし、さまざまなビジネスチャットツールが登場しているため、ツールの選び方を学んでから導入するようにしましょう。ここでは、ビジネスチャットツールの選び方をご紹介します。
機能で選ぶ
ビジネスチャットツールには、チャット機能や検索機能、グループチャット機能の他にもさまざまな機能が搭載されています。
ツールによって異なりますが、自分の作業を管理できるタスク管理機能や日報作成ができる日報機能などがあります。
豊富な機能があれば良いというわけではありません。自社に必要な機能が搭載されているツールを導入しましょう。
コストで選ぶ
ビジネスチャットツールはツールによって異なりますが、初期費用、月額料金、オプション料金がかかります。ツールに搭載されている機能とコストのバランスを見極めることが大切です。
機能もストレージ容量もこだわりがない場合は、無料プランが用意されているビジネスチャットツールを選んでも良いでしょう。
対応デバイスで選ぶ
ビジネスチャットツールによって、対応デバイスが異なります。スマホでもメッセージを確認したい場合は、スマホアプリがあるビジネスチャットツールを選ぶようにしましょう。
おすすめのビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールの選び方をご紹介しましたが、比較・検討の手間を省きたい方もいるでしょう。そのような方向けにおすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。
Slack（スラック）
Slackとは米国企業Slack Technology社が開発したビジネスチャットツールです。
検索機能が充実しているため、発言者での絞り込み検索、期間での絞り込み検索ができます。オリジナルのスタンプも追加できるため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
また、連携できる外部ツールも多いため機能を拡張することも可能です。そのため、さまざまなシステムと連携したい方におすすめのチャットツールです。
出典元：『slack公式ホームページ』
Chatwork(チャットワーク)
Chatworkとは、Chatwork株式会社が開発したビジネスチャットツールです。
Chatworkにはタスク管理機能が付いており、自分や相手のタスク作成が可能で、誰がどのようなタスクを持っているか可視化できます。そのため、タスク管理をしたい方におすすめのチャットツールです。
100名まで無料で使えますが、ビデオ通話は1対1に限られます。
出典元：『Chatwork 公式ホームページ』
Microsft Teams(マイクロソフトチームズ)
Microsft Teamsは、Microsoft社が開発したビジネスチャットツールです。Microsoft365のチームコラボレーションのハブとして開発されているため、Microsoftで業務効率化をしたい方におすすめのチャットツールです。
出典元：『Microsoft Teams 公式ホームページ』
LINE WORKS（ラインワークス）
LINE WORKSは株式会社LINEが開発したビジネスチャットツールです。LINEと同様の仕様でビジネスチャットを楽しむことができます。
LINEのユーザー数は9,300万人で多くの方に利用されているツールです。そのため、ITリテラシーが低い人も利用でき、教育コストが抑えられます。
それだけでなく、グループノートやスケジュール管理、アンケート機能などの独自機能も搭載されています。そのため、LINEを利用してコミュニケーションを取りたい方におすすめのチャットツールです。
出典元：『LINE WORKS 公式ホームページ』
▼LINE公式アカウントについても詳しく解説しています
Talknote（トークノート）
Talknoteは、Talknote株式会社が開発したビジネスチャットツールです。
大きな特徴はコミュニケーションの内容を解析できること。チャット内容を解析することで、オーバーワークになっている従業員を特定できたり、コミュニケーション量の少ない従業員に気づけたりします。
そのため、リモートワーク環境下の従業員の状況を知りたい方におすすめのチャットツールです。
出典元：『Talknote 公式ホームページ』
まとめ
ビジネスチャットツールは、社内のコミュニケーションを円滑にできるツールです。
上手く活用すれば、スムーズなやり取りやデータ一元管理ができます。しかし、さまざまなツールが登場しているため、自社に見合うものを選ばないと費用対効果は見込めません。
この記事では、ビジネスチャットツールの選び方まで解説したため、参考にしながらツールを導入してみてください。
