工数管理は意味がないと思っていませんか？ ひとつの案件に対して、どのくらいの工数がかかっているのか、どのくらいの利益率なのか、案件管理や売上計算をすることはとても重要です。
工数管理というと製造業に必要なものと思われがちですが、システム開発や営業活動、マーケティング企画などどんな職種にも必要な考え方です。
工数管理に特別なツールは必要なく、無料のテンプレートを使えばエクセルでもすぐに始めることができます。まずは工数管理の基本と、工数管理が必要とされる理由を解説します。
工数管理とは
工数とは、プロジェクトの完了までに必要な人員数と時間数を数値化したもののことをいいます。また、工数管理とはプロジェクトにおける業務量をデータとして見える化し、記録する作業のことです。
業務の効率化のために、プロジェクトごとの業務量を「プロジェクトに必要とされる時間」×「プロジェクトに必要な人数」で算出し、人日（にんにち）もしくは人月（にんげつ）の単位で表します。
| 【工数】 1人日（にんにち）＝1人が1日でこなせる作業量 1人月（にんげつ）＝1人が1か月でこなせる作業量 |
人日もしくは人月に単価をかけあわせることで人件費を見積もることができます。「見積書」は人日もしくは人月を起点にして作成しているのです。
製造業だけでなく、営業活動にかかる工数を見える化することにも意味があります。工数を見える化することで無駄なタスクや工数を削減しながら売上アップに繋げることも可能になります。
工数管理が必要な理由
工数管理は、企業のプロジェクトを円滑に進めることにつながっています。たとえば、工数管理を徹底すれば人員の適切な配分が可能です。人件費の無駄が省かれることで、プロジェクトの生産性を高められるでしょう。
また、工数管理が定着していけば、将来的に社内で使用できるデータとして蓄積されます。類似した案件があった場合に蓄積されたデータを参考にすれば、すぐに最適なプロジェクトを組み上げられ、見積もりの計算も瞬時にできるでしょう。
さらに、工数管理を行えばプロジェクトが可視化されるため、参加メンバーがいつでも進捗状況を確認できます。プロジェクトの進行具合が直接確認できるので、自身の成果を意識しやすく、モチベーションの維持にもつながります。
このように、管理者側とメンバーの両方にメリットがあることも「工数管理」が必要とされる理由です。
エクセルで工数管理を行う手順
工数管理をスムーズに取り入れるために、エクセルを利用する企業もあります。ここからは、エクセルを使って工数管理を行う手順をわかりやすく解説します。
1.すべてのタスクを洗い出して工程表を作成する
エクセルで工数管理を行う場合、まずは大まかな工程表を作成します。たとえば、「企画」「設計」「開発」「テスト」などの項目で分類することで、プロジェクト全体の流れを可視化します。
さらに、工程ごとに具体的なタスクを洗い出して細分化していきます。この表をWBS（work breakdown structure）といいます。タスクの粒度にバラツキがあると思いますが、エクセル上にどんどん書き出していって後で調整する方法が便利です。
タスクを洗い出して整理するWBSの作り方をわかりやすく解説！
２．工数を見積もっていく
さらに、担当者と大まかな必要時間を決めエクセルに入力していきます。担当者によって、単価や作業時間が変わってくるので、その点も考慮する必要があります。
工程表がひと目でわかるように「バーチャート工程表」を作ったり、進捗具合をより具体的なパーセンテージで把握できるように「ガントチャート」を利用したりするのもおすすめです。
バーチャートやガントチャートは多くのサイトでテンプレートがダウンロードできるので、参考にするのもよいでしょう。 そして、エクセルの工程表には、プロジェクトメンバーが各自書き込めるようにシートを設定しておきます。
★無料でガントチャートのエクセルテンプレートをダウンロードする方法
Microsoft社の公式ホームページでもガントチャートを無料ダウンロードすることができます。使い勝手が良いので、まずはこちらを使ってみるのがおすすめです。
3.工程表に入力してもらう
次に、プロジェクトメンバーに声をかけ、作成したエクセルシートを使って工程表に入力してもらいましょう。
まずは工数管理の意味や目的を説明し、その必要性を理解してもらうように努めることが大切です。十分な説明の後、各自の実際の作業時間を工程表に入力してもらいます。
プロジェクトの管理者は記入されているデータと実際に遂行された業務を確認し、問題があるようならメンバーに連絡を取る仕組みを作りましょう。
4.管理者によるデータ集計と分析
プロジェクトの管理者は、定期的に工数管理表のデータ集計と分析を実施します。進捗が予定よりも遅れているタスクがある場合には、より多くの人員を割いたり日程をずらしたりといった調整が必要です。
また、確認や調整だけでなく、「なぜ進捗が遅れたのか」と原因を探ることも管理者の役割といえます。データを比較したり、プロジェクトメンバーにヒアリングしたりして、遅れが出る原因を特定し、対処する流れを定着させるのが工数管理のコツです。
エクセルで工数管理を行うメリットとデメリット
エクセルで工数管理を行うことには、メリットとデメリットがあります。
メリットは導入コストが安くて使い慣れていること
エクセルを使って工数管理を行うメリットは、なんといっても導入費用が安価であることです。最初から社内のパソコンにエクセルがインストールされていれば、コストをかけることなく利用を開始できます。
また、エクセルは使い慣れている方が多いため、スムーズに入力業務を始められることも魅力です。 さらに、エクセルは自由度が高くフォーマットをカスタマイズしやすいため、自社の業務やタスクの多さに合わせて簡単に見やすい工程表を作成できます。
関数を使うことで入力の簡略化をはじめ機能向上が見込めるので、使い方次第でより便利なツールにできるでしょう。
デメリットは集計しにくく同時編集できないこと
エクセルは導入の手間やコストはかかりませんが、データ回収や集計に時間がかかるデメリットがあります。また、サーバーで共有したとしても複数人で同時に編集することはできません。
関数やマクロが使用されている場合には、作成したメンバーもしくは知識のあるメンバー以外は正しく利用できなくなり、属人性が高くなる可能性もあります。エクセルシートを作成したメンバーが退職してしまえば、使い方がわからなくなるリスクも考えられるでしょう。
このようなデメリットを許容しなければならない点が、エクセルを工数管理に使う際の注意点となるでしょう。
工数管理ツールを導入したほうが良い？
工数管理に特化したクラウドツールを使うと、情報共有がしやすくなります。以下はほんの一例です。
おすすめのクラウド工数管理ツールについて詳しくは、工数管理の必要性は？工数管理を運用するコツとクラウドツールの選び方の記事で紹介しています。
エクセルで工数管理をする以上のメリットを持ちつつ、デメリットを解消できるという点で優れているのですが、「インサイドセールス部門を立ち上げたばかり」「営業やインサイドセールスの担当者が少ない」「エクセルの工数管理で課題を感じていない」という場合はおすすめできません。
メンバーがさらに増え、より正確な売上予測が必要になるフェーズに差し掛かれば工数管理ツールのメリットを最大限に発揮できるでしょう。
無料で手軽なGoogleスプレッドシートもおすすめ！
複数人でエクセルファイルを操作する必要がある場合は、Googleスプレッドシートに置き換えるのも良いでしょう。エクセルとほぼ同じ操作感で、かつWeb上で共有・共同編集が簡単にできます。入力内容は自動保存されるため、保存を忘れるミスも無くせます。
以下の記事では、ガントチャートの作り方やテンプレートの利用方法、スプレッドシートに連番を振る方法、行と列を固定する方法、共有範囲を設定する方法、フィルタをかけて絞り込む方法などを図解でわかりやすく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
生産性向上という観点でもDX化は注目されています。
DX／デジタルトランスフォーメーション とは？
DXとはDigital Transformationの略で「ディーエックス」「デジタルトランスフォーメーション」と読みます。
エリック・ストルターマン教授によって提唱されたもので、その概念は、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変革させる」と定義されています。
DXがもたらすのは、単なるIT化ではなく、デジタル技術による変革を意味します。
これをビジネスや企業に当てはめると、「デジタル技術とデジタル・ビジネスモデルを用いて組織を変革させ、業績を改善すること」となります。
例えば、従来なかった製品やサービスの開発や、業務そのものを見直し、働き方に変革をもたらすことです。
近年では、市場における競争力の強化や消費者ニーズの変化に対応するため、DXに強く取り組むべきだという意識が高まっています。
◆関連用語
エクセルによる工数管理はコストこそかからないものの、データ入力や集計などに時間がかかり、結果的に無駄な負担を強いることになりかねません。
エクセルによる工数管理が適しているのは、比較的小規模な営業リームやインサイドセールスチームです。複数人でエクセルシートを操作する場合は、エクセルよりもGoogleスプレッドシートのほうがおすすめです。
さらにメンバーが増え、案件数も増えてきた場合はSFAやCRMなどの案件管理や顧客管理も同時に行える工数管理ツールが役に立ちます。さまざまな工数管理ツールがありますが、それぞれ特徴があるため、比較検討して選ぶようにしましょう。
SFA や CRM について詳しくは以下の記事が参考になります。
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