コロナ禍では「文書に押印するためだけに出社したくない」と脱ハンコを実現する電子印鑑に注目が集まりました。
その後、リモートワークが定着し、オンライン上で文書のやり取りする機会も増えて電子印鑑が欲しい方もいるでしょう。
そのような方向けに、電子印鑑の作り方をご紹介します。この記事では、無料で使える電子印鑑ツールまでご紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
電子印鑑とは
電子印鑑とは印鑑をデジタル化したものです。電子文書（請求書や見積書、契約書など）に押印できます。
電子印鑑を使用すれば、文書の印刷・押印・スキャンの工程を省けます。インターネットを介した取引が増えるに伴い、電子印鑑を採用する企業が増えてきました。
電子印鑑の種類
電子印鑑は2種類あります。
1.印影データのみの電子印鑑
印影データのみの電子印鑑とは、印鑑の印影をデジタル化したものです。電子印鑑フリーソフトを使用すれば、誰でも簡単に無料で作成できます。ExcelやWordで作成することも可能です。
簡単に作成できますが、電子印鑑の改ざんやコピーも容易です。また、誰が電子印鑑を押印したか記録されないため、法的効力が求められる場面での利用は不向きです。
2.タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑
タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑とは、印鑑の印影データに「押印者」「日時」「ハッシュ値」などが記録されているものをいいます。
第三者機関によるタイムスタンプ付与により、印鑑の改ざんができません。そのため、法的効力が求められる場面の利用におすすめです。
しかし、タイムスタンプを付与するために、第三者機関が提供する電子印鑑サービスを利用しなければなりません。そのため、サービス利用料がかかります。
電子印鑑のメリット
電子印鑑を導入するメリットは3つあります。
業務効率化を図れる
電子印鑑を導入すれば、従来の押印プロセスを変革できます。なぜなら、文書を印刷して押印し、さらにスタンプラリーのごとく回覧する手間が省けるためです。
電子文書でやり取りを行えば、申請・承認のために紙の文書を回覧する必要がありません。PCやスマホで承認できるようになり、柔軟な働き方ができます。
また、紙を電子化することで書類の探索時間も短縮できます。つまり、業務効率化を図ることが可能です。
コストを削減できる
電子印鑑を導入すれば、コストを削減できます。
文書を印刷する必要がなくなるため、印刷代やインク代がかからなくなります。また、文書を郵送していた場合は電子化することで郵送代を削減することも可能です。
直接的なコストだけでなく、文書に押印するために出社する移動コストなど、間接的なコストを削減することもできます。
在宅勤務を推進できる
電子印鑑を導入すれば、オフィスや自宅、外出先から重要書類に押印できるようになります。そのため、在宅勤務を推進できます。
近年、働き方は多様化しており、場所や時間に捕らわれずに働きたいと考えている方が増えました。在宅勤務を推進すすることで、従業員満足度も高められるでしょう。
電子印鑑の作り方
電子印鑑は2通りの作り方があります。
- Excelで作成する方法
- 無料電子印鑑ツールを使用する方法
ここでは、それぞれの方法について詳しく解説します。
Excelで作成する方法
Excelで電子印鑑を作成する手順は5STEPです。
1. Excelを開く
2. 塗りつぶしなしの楕円の図を挿入する（Shiftを押しながらドラッグで正円）
3. 画像のテキスト編集で苗字を入力する
4. 「図として保存」を押す
無料電子印鑑ツールを使用する方法
無料の電子印鑑ツールを使用して、電子印鑑を作成する手順は3STEPです。
1. 苗字を入力する
引用：『くいっくはんこ』
2. 「はんこ画像作成」を押す
引用：『くいっくはんこ』
3. 電子印鑑をクリックしてダウンロードする
引用：『くいっくはんこ』
※上記はくいっくはんこでの電子印鑑作成方法です。電子印鑑ツール毎に操作方法は変わります。
おすすめの無料電子印鑑ツール3選
電子印鑑は電子印鑑ツールを使用すると簡単に作成できるためおすすめです。ここでは、無料で使用できるおすすめの電子印鑑ツールをご紹介します。
マイスタンプメーカー
引用：『マイスタンプメーカー』
マイスタンプメーカーはインストール不要で、電子印鑑の印影が作成できるサイトです。
操作方法が簡単で、名前を入力して「生成」ボタンを押すだけで3つの電子印鑑の印影「ノーマル版」「太字版」「PDF版」を作成できます。
電子印鑑の朱肉の色を選択できたり、丸印ではなく角印にしたりなど細かな調整ができます。広告が表示されますが、オリジナル電子印鑑を作成したい方におすすめのサイトです。
くいっくはんこ
引用：『くいっくはんこ』
くいっくはんこはインターネットサービス会社の株式会社イー・ネットワークスが無料で提供しているサービスです。
氏名を入力して「はんこ画像作成」のボタンを押すだけで、電子印鑑の印影を作成できます。シンプルなUIのため、誰でも簡単に電子印鑑が作成できます。
ただし、公的文書には不向きなため、社内のみで使用する文書などへの押印に仕様するのがおすすめです。
GMOサイン
引用：『GMOサイン』
GMOサインは350万社に導入されている電子印鑑サービスです。電子署名法に準拠しており、契約など法的効力が求められる場面の利用におすすめです。
1ユーザー、月5件であれば完全無料で利用することが可能です。有料版導入前のお試し利用にぴったりです。
電子印鑑を使用する際の注意点
電子印鑑を使用する際の注意点は3つあります。
2種類の電子印鑑を使い分ける
印影データのみの電子印鑑とタイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑は、利用シーンで使い分けるようにしましょう。
印影データのみの電子印鑑は、誰がいつ押印したか証明できず、改ざんできるため法的な証拠として乏しいです。そのため、社内の申請・承認プロセスなど非行式な文書への押印に利用しましょう。
一方で、印影データに加えて第三者機関が発行するタイムスタンプ情報を組み込んだ電子印鑑は法的な証拠となります。コストはかかりますが、契約書などの重要な文書に使用することができます。
セキュリティ面に注意する
電子印鑑は簡単に複製、改竄できてしまいます。つまり、なりすましが容易に行えます。そのため、電子印鑑を作成したら、権限付与して使用する人だけアクセスできるようにしましょう。
また、電子印鑑の複製、改ざんが不安な方は、第三者機関が発行するタイムスタンプ情報を組み込んだ電子印鑑を使用することをおすすめします。
取引先から同意を得る
すべての取引先がオンライン上での契約に対応しているわけではありません。オンライン上で契約する場合は、取引先の相手に同意を得るようにしましょう。
相手がオンライン上の契約を断ってきた場合は、従来通り、書面で契約するようにしましょう。
まとめ
電子印鑑を導入し電子文書でやり取りを行えば、紙の文書を回す必要がありません。PCやスマホで承認できるようになり、柔軟な働き方ができます。生産性が上がるため、ご自身の電子印鑑を1つ作成しておくことをおすすめします。
この記事では、電子印鑑の作り方をご紹介しました。これを機会に、電子印鑑を作成してみてください。
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