営業電話がしつこくて困っているけれど、会社の印象を落とさずに撃退する方法はあるのだろうか…と悩んでいませんか？ 電話に対応する度に、仕事を中断しなければならず、ストレスを感じている方も多いでしょう。
今回は営業電話の上手な断り方をご紹介します。この記事を読めば、営業電話を減らすコツが理解できるようになるため参考にしてみてください。
営業電話は3件に1件と多い
企業宛ての営業電話は多いです。1日20件ほどの電話がかかってくるとして、3件のうち1件は営業電話となります。1件の対応に5分ほど時間を割かなければいけません。
営業電話をかけるほうも断られる可能性が高いとはわかっているものの、 テレアポ は新規開拓の有効な手段です。そう簡単にやめるわけにはいきません。
しかも、4月や5月は企業の新入社員がOJT（On the Job Training）を兼ねてアポ取りの練習をするため電話の件数が増える傾向にあります。
営業電話の断り方を学ぶ重要性
営業電話に対して「担当者は不在です」と曖昧に断ると、相手は何度も電話をかけてきます。そのたびに対応しなければならず、以下のような悩みが出てきてしまうでしょう。
| ・電話の対応に追われて仕事に割ける時間が減る ・しつこく営業をされてストレスが溜まる ・仕事を中断して電話に出なければいけないため集中力が低下してしまう |
つまり、生産性が低下するため、社会人のスキルとして営業電話を上手く断れるようになりましょう。
営業電話の間違った断り方
営業電話の断り方を間違えてしまうと、相手は何度も電話をかけてきてしまいます。そのため、どのような断り方がNGなのかを確認しておきましょう。
NG1.担当者名を伝える
営業電話の目的は担当者に話を聞いてもらい、自社商品を購入してもらうことです。しかし担当者と話したいと思っていますが、氏名がわかりません。
そのため「採用担当者の方をお願いします」と営業してきます。それにも関わらず「採用担当者の田中は不在にしています」と応えてしまうと「田中さん宛てに連絡すればいいのか」と思われて、田中さんに迷惑をかけてしまうことになります。
そのため、担当者名は伝えないようにしましょう。
NG2.「忙しい」を理由に断る
「今は忙しいです」「今は席を外しています」と伝えると「いつ頃であればご都合が宜しいでしょうか？」と切り返されてしまいます。
また、「担当者は外出しています」と伝えると「何時頃であれば社内にいますか？」と切り返されてしまうでしょう。
そのため、営業電話を断るときは「忙しい」を理由にせず、キッパリと断るようにしましょう。
NG3.失礼な態度で断る
営業電話の相手が新規の取引先になる可能性もゼロではありません。そのため、営業電話を断るときは失礼な態度にならないように気をつけましょう。
例えば、相手が営業トークをしていてウンザリしても、ガチャ切りすると不快にさせてしまいます。また、電話を取り次ぐべきか判断するために電話を保留にする時間が長いのもビジネスマナーとしてNGです。
「営業ですか？」と尋ねるのも、ちょっと不躾な印象です。会社の代表であることを自覚したうえで、丁寧に電話対応をするようにしましょう。
営業電話を上手く断るコツと例文
次に営業電話を上手く断るコツと例文をご紹介します。
用件を聞き出すことが大切
営業電話かなと思ったら、まずはどのような要件であるかを聞き出すようにしましょう。なぜなら、要件を聞かずに電話を取り次ぎ、営業電話だった場合に周囲に迷惑をかけてしまうためです。
しかし、電話相手に「ご用件は？」とぶっきらぼうに聞くのは失礼です。そのため、「お差し支えなければ」「恐れいりますが」「失礼ですが」などのクッション言葉を使いながら、まずは「恐れ入りますがご用件を伺ってもよろしいでしょうか？」と尋ねましょう。
毅然とした態度で断る
「担当者は不在です」「今は忙しいです」と曖昧に断ると何度も電話がかかってきます。そのため、相手の用件を聞いて不要な場合は毅然とした態度で断りましょう。
「既存の取引会社と良いお付き合いができているため、新規取引は考えていません」と断れば、しつこい営業電話が減らせます。
クッション言葉を使用する
会社を代表して電話に出ているため、相手を不快にさせないためにクッション言葉を使用しましょう。
「せっかくお声がけいただいたのですが、既存サービスで満足しているため、新規取引は控えさせていただきます」「誠に恐れ入りますが、営業電話はすべてお断わりするように言われております」と伝えると相手を不快にせず断ることができます。
また「必要な場合はこちらからご連絡させていただきます。氏名と電話番号をお聞かせ願えますか？」という方法もあります。さらに「お電話いただきありがとうございました」で終話できれば、かなり印象が良くなります。
営業電話の見分け方のコツ
営業電話か必要な電話かは見分けることができます。ここでは、営業電話の見分け方のコツをご紹介します。
担当者名を知らない
担当者名を知らない場合は、企業のホームページやタウンページなどを見て電話をかけていると考えられます。
これまでに取引のない相手であれば、会社名や代表者名、電話など基本情報しか知らないはずです。部署名や担当者名がわからないため「採用担当者の方をお願いします」と電話をかけてくるのです。
電話の向こう側が騒がしい
電話の向こう側が騒がしい場合は営業電話の可能性が高いです。なぜなら、コールセンターや営業部門などから電話がかけられているためです。複数名がアポイント獲得のために一斉に電話をかけているため、電話の向こう側が騒がしくなります。
電話の向こうから営業電話のマニュアルトークが聞こえたら、営業電話と捉えて問題ないでしょう。
強引に話を続ける
なんとか 受付ブロックをかわそうと、会話を引き延ばそうとする話し方は営業電話の手法です。
営業ではないといいつつも、「●●でお悩みではありませんか？」と質問をして同意を促し、商品、サービスを紹介するパターンが多いです。強引に話を続ける場合は「恐れいりますが、どのようなご用件でしょうか？」と聞き出して、不要な場合は断りましょう。
まとめ
今回は営業電話の断り方をご紹介しました。電話に対応し続けると、時間のロスや生産性が低下するため、キッパリと断るようにしましょう。最後に営業電話の断り方をおさらいします。
【断り方のコツ】
- 従業員名を外部の人に漏らさない
- 相手から要件を聞いて断るかを判断する
- 会社の代表として電話対応しているため、誠実に対応する
- クッション言葉を使用して、お断りする
ぜひ、この記事を参考にしながら電話対応してみてください。
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