PREP法とは、簡潔にわかりやすく伝えるための文章構成です。
ビジネスシーンでよく使われており、説得力のある伝え方をしたいときに有効です。営業においても、短時間で必要な情報を相手に伝えるのに役立ちます。
本記事ではPREP法の意味やメリット・デメリット、例文とテンプレート、練習方法を紹介します。
PREP法とは？4つのステップで説得力を高めるテクニック
PREP法とは、結論（Point）・理由（Reason）・具体例（Example）・結論（Point）の4つのステップで説明する文章構成です。プレップ法と読みます。
この順番で説明することで、論理的な文章ができます。例文として、「営業における顧客との関係構築の重要性」をPREP法で説明すると以下のようになります。
| 結論：営業では、顧客との関係構築が重要です。 理由：なぜなら、顧客と良好な関係を築くことでニーズを直接聞けたり、商品やサービスについて顧客から質問されたりするためです。 具体例：例えば、普段からメルマガやSNSで発信して顧客との関係性を構築していると、商品やサービスについて「もっと知りたい」と言われることがあります。このような問い合わせをきっかけに、成約につながることは珍しくありません。 結論：つまり、営業にとって顧客との関係構築は成約率を高めるカギと言えるほど重要です。 |
このようにPREP法を用いることで、簡潔で相手に伝わりやすい文章を作成できます。
PREP法を使うメリット
ビジネスシーンでPREP法がよく使われるのは、4つのメリットがあるためです。ここでは、それぞれのメリットについて解説します。
要点が伝わりやすい
PREP法は結論を先に伝える文章構成のため、相手に要点が伝わりやすいのがメリットです。先に伝えることで、何の話をするのかが明確になるためです。また、最初に結論を伝えることで、相手を話に引き込む効果も期待できます。
効率的なコミュニケーションができる
PREP法を用いるメリットは、効率的なコミュニケーションができることです。一度のやりとりで、相手が話しの内容を理解するのに必要な情報を得られるためです。ビジネスにおいて時間効率は重要な要素のため、短時間で必要な情報をやり取りできるのはメリットといえます。
説得力がある
PREP法は、理由と具体例によって結論の根拠を示す構成です。結論と同時に、その根拠も合わせて伝えるので説得力があります。また、最初と最後に結論を繰り返すことで、相手の印象に残りやすくなります。
考えを整理できる
PREP法は、自分の考えを整理できるのがメリットです。「結論」「理由」「具体例」の3段階に分けて考えることで、頭の中の情報を整理しやすくなるためです。
PREP法を使うデメリット
PREP法はメリットの多い文章構成ですが、万能ではありません。効果的に使うためには、デメリットについても押さえておく必要があります。
ここでは、PREP法の2つのデメリットについて解説します。
長文には向かない
PREP法は簡潔に要点を伝える文章構成のため、長文には向きません。
相手に「追体験」をさせるような物語や思い出話などの長文では、「起承転結」の文章構成を用いるのが一般的です。起承転結とは、以下の4段階の順番で構成することを指します。
- 起：物語の背景や設定
- 承：物語の導入
- 転：物語のメイン
- 結：物語の結末
このように、長文では最後まで読んでもらえるように、結末や結論を最後にするのが有効とされています。
使いこなすのに慣れが必要
PREP法はテンプレートに沿うことで、比較的容易に文章を作成できます。しかし、使いこなすには慣れが必要です。
そのため、日頃から意識的に練習をおこなう必要があります。この後に紹介する例文やテンプレートを参考にしながら、実際に文章を作成してみましょう。
様々なシーンで使える！PREP法の例文集
PREP法は様々なビジネスシーンで使えます。ここでは、3つのシーンの具体的な例文を紹介します。
営業での活用例
営業では、短時間で自社の商品やサービスの価値を伝えることが重要です。そのため、PREP法が有効なビジネステクニックの一つと言えます。例文は以下のとおりです。
| 結論：当社の商品を導入することで、御社の業務効率を20％以上改善できます。 理由：最新の技術を採用したことで、既存の商品と比較して性能が大幅に向上したためです。 具体例：商品を導入していただいた企業様の中には、業務効率が30％以上改善した事例もあります。 結論：御社の業務効率化を実現するためにも、当社の商品をぜひご検討ください。 |
上司とのコミュニケーションでの活用例
PREP法は、上司や同僚とのコミュニケーションにも役立ちます。以下は、上司に提案する場面での例文です。
| 結論：来月のマーケティング費用として、追加で50万円の予算を申請したいと考えています。 理由：現在の予算では、新商品のマーケティング活動を十分に展開できない恐れがあるためです。 具体例：前回の新商品の発売時は、雑誌広告が高い効果を上げました。同様に、今回も雑誌広告を中心に充実させたいと考えています。 結論：新商品の成功のために、ぜひ追加予算のご承認をお願いします。 |
プレゼンテーションでの活用例
プレゼンテーションで同意を得るには、限られた時間内に説得力のある説明が求められるため、PREP法が役立ちます。以下は、新たなツールの導入を提案する際の例文です。
| 結論：顧客管理ツール「A」を導入すべきです。 理由：ツールを導入することで、業務効率を改善できるだけではなく、顧客満足度の向上も期待できるからです。 具体例：ツール「A」を導入した企業では、顧客満足度が10％以上向上し、売上も5％増加しました。我が社でも同様の効果が期待できると考えています。 結論：業務効率を改善や売上アップが期待できる顧客管理ツール「A」の導入をぜひご検討ください。 |
PREP法を使いこなすためのテンプレートと練習方法
PREP法を使いこなすには、テンプレートを押さえたうえで、繰り返し練習をして慣れることが大切です。テンプレートは以下を参考にしてください。
【PREP法テンプレート】
| 結論 | 最初に伝えたい要点や結論を述べます。 （●●は、××です。） |
| 理由 | 結論に至った理由を明確にします。 （なぜなら～） |
| 具体例 | 理由の説得力を高めるために具体例や実績を提示します。 （例えば～） |
| 結論 | 再度結論を述べます。 （このことから、●●は、××です。） |
練習する際は、上記のテンプレートをもとに、自分の考えを文章にしましょう。
おすすめの練習方法は、メールや書類を作成する際に活用することです。文章であれば、何度も見直して訂正ができるためです。慣れてくると会議やプレゼンテーションなど、会話でも無理なく使えるようになるでしょう。
PREP法をマスターしてビジネスに活用しよう
PREP法は、結論を先に伝えて理由や具体例で補足することで、説得力のある伝え方ができる文章構成です。
多くのビジネスシーンで使えるため、ビジネスパーソンならマスターしたいテクニックです。繰り返し練習をして、ビジネスの成果をさらに高めていきましょう。
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